7 dicas de manutenção de impressora para adotar com sua equipe

Você já passou pela situação de precisar de um equipamento e ele falhar bem na hora? Às vezes, parece que o dispositivo escolhe o momento que você mais precisa para dar problema, não é? Mas a verdade é que esses empecilhos podem ser evitados se houver um cuidado contínuo entre todos os usuários.

Pensando em impressoras e scanners corporativos, essa manutenção é indispensável, afinal, a demanda de documentos corporativos é gigante e não dá para pausar o fluxo de trabalho a todo momento com envios constantes do equipamento à assistência técnica. Pensando nisso, reunimos dicas essenciais para você adotar na sua rotina com a equipe e garantir o funcionamento dos aparelhos do escritório.

Importância da manutenção preventiva

Manutenção não significa apenas enviar a multifuncional ao técnico sempre que ela der problema. Na realidade, a intenção é justamente evitar esse tipo de recorrência através de ações cotidianas para manter o bom funcionamento do equipamento. Ao diminuir as idas e vindas da impressora à assistência, você perceberá muitas vantagens, como:

Fluxo de trabalho otimizado:

7 dicas de manutenção para prolongar a vida útil das impressoras

Para desfrutar dos benefícios do bom funcionamento do equipamento, existem alguns hábitos comuns que você e sua equipe podem adotar. Veja:

1. Não ligue e desligue o aparelho várias vezes ao dia. Deixe a impressora ativa do começo ao fim do expediente para que não cause danos aos cartuchos;
   
   
2. Não puxe o equipamento da tomada, o botão de liga/desliga deve ser acionado antes;
   
   
3. Procure usar a impressora, pelo menos, uma vez por semana. Quando ela fica muito tempo parada, pode apresentar falhas no funcionamento depois;
   
   
4. Troque os cartuchos com cuidado, seguindo o passo a passo do fabricante para não danificar nenhuma peça. Além disso, utilize sempre suprimentos originais;
   
   
5. Não lote a bandeja, pois o excesso pode causar atolamento de papel, travando o equipamento, ou a possibilitando puxar folhas a mais durante a impressão;
   
   
6. Mantenha sua impressora limpa para não acumular tinta ou poeira. Além disso, utilize os produtos certos para não danificar as peças;
   
   
7. Em casos complexos, procure assistência especializada, afinal, mesmo com todos os cuidados, os equipamentos estão sujeitos a danos causados pelo uso constante e o próprio tempo. Por isso, se sua impressora apresentar problemas, procure os profissionais certos e não tente resolver sozinho.
   
   
   

Mobilizando a equipe

Não adianta que apenas a gerência conheça os cuidados essenciais do equipamento. Para a manutenção preventiva ser eficiente, ela deve partir de todos os usuários, afinal, os equipamentos corporativos são de uso compartilhado.

Pensando nisso, você pode adotar práticas com sua equipe para que todos estejam em sintonia, como:

Participação de palestras educativas para que todos aprendam sobre os hábitos e a importância da manutenção de impressoras preventiva;

Definição de quais documentos realmente precisam de impressão e quais podem ficar em ambiente digital, a fim de não sobrecarregar a multifuncional e, também, economizar papel e suprimentos;

Estabelecimento de metas de impressão por mês, que podem ser gerais - para a empresa - ou por usuário. Esse número deve ser condizente às necessidades do escritório e não extrapolar o ciclo de trabalho mensal do equipamento para evitar que ele tenha problemas;

Consideração pelo aluguel, já que algumas empresas disponibilizam contratos para  comprar ou alugar impressoras e costumam oferecer manutenção técnica pelo período contratado.

Mantenha a equipe sintonizada para preservar os equipamentos da empresa!

Quando os equipamentos da empresa estão em ordem, a produtividade da equipe não é afetada. Afinal, ninguém merece ficar esperando uma máquina travada, não é? Por isso, mantenha os cuidados da sua impressora e compartilhe a prática com o time!