Agentes fiscais: como otimizar o serviço com o relatório de inspeção?

Toda empresa, principalmente as que estão relacionadas à saúde e alimentação, requer cuidados especiais quando se trata de vistorias e fiscalizações, a fim de atender a todas as exigências e normas técnicas de qualidade e segurança.

Para isso, os estabelecimentos precisam passar por inspeções periódicas e os agentes fiscais devem tomar diversas precauções, como realizar um relatório de não conformidade para registrar o que foi observado em seu trabalho e o que deve ser mudado pelo estabelecimento.

Quais são os relatórios de agentes fiscais?

Os relatórios de inspeções são documentos criados para registro de informações sobre a qualidade das instalações, além dos processos e atividades de uma empresa. O objetivo desse documento é identificar se existem irregularidades e como elas devem ser corrigidas. 

Porém, para fazer o registro, é importante que os agentes fiscais tenham em mente que existem diferentes tipos de relatórios, e os mais comuns são:

• Relatório de inspeção técnica de segurança: este relatório busca diagnosticar problemas relacionados à segurança do trabalho, com foco nas medidas tomadas pelos profissionais que permitam que o gestor tome ações preventivas e/ou corretivas para garantir a proteção no ambiente de atuação. Também pode ser aplicado para assegurar quanto ao maquinário utilizado na empresa. Através do relatório de inspeção de equipamentos, é possível criar laudos, baseando-se em normas regulamentadoras como as NR-10, NR-12, NR-18 e NR-33, que, por sua vez, abordam medidas de segurança amplas, como espaço, iluminação, ventilação, ergonomia, EPIs, etc.

• Laudo de aprovação: toda edificação deve possuir um projeto de incêndio, que é uma série de medidas preventivas para que não ocorram acidentes. Esse detalhamento é feito em laudos de aprovação, que devem passar pelo Corpo de Bombeiros para que a construção seja liberada. Existe mais de um padrão de documentos que têm como finalidade registrar ações contra fogo, como: CMAR, que controla os materiais usados no acabamento e revestimento, AVCB, que possui todas as especificações necessárias e deve ser entregue aos Bombeiros e CLCB, que tem a mesma finalidade do AVCB, mas é mais resumido.

• Relatório de não conformidade: trata-se do registro de algumas falhas que podem ocorrer na execução de qualquer processo dentro de uma empresa. Através dele, é possível medir a qualidade dos processos e adotar medidas necessárias para a correção das falhas detectadas na inspeção feita pelos agentes fiscais.

Qual a importância dos relatórios para agentes fiscais?

Elaborar um relatório de inspeção é fundamental para os agentes fiscais, principalmente o de não conformidade, pois é através dele que o estabelecimento poderá realizar as melhorias necessárias, além de ser a melhor forma de otimizar o serviço dos agentes fiscais. Por isso, é fundamental que o documento seja elaborado, oferecendo benefícios como:

Comprovante da execução do trabalho:

Análise de dados e indicadores:

Planejamento e controle do trabalho:

Benefícios de imprimir um relatório de inspeção no ato da auditoria

Quando falamos de segurança do trabalho e eficiência da operação, é indiscutível a importância da criação de um relatório, principalmente quando o assunto são as não conformidades. Por isso, é fundamental otimizar a criação desses documentos no momento da auditoria, bem como o uso de impressora portátil de mão para que eles estejam em mãos instantaneamente. Separamos alguns benefícios dessa prática para os agentes fiscais:

Melhorar a organização dos dados

Com relatórios de impressão padronizados e bem estruturados, as informações contidas nele ficam mais claras e organizadas. Essa prática ajuda na eliminação de retrabalhos, já que o preenchimento fica mais fácil e os dados pertinentes ficam concentrados em um único lugar. 

Além disso, é possível imprimir mais cópias, permitindo que todos os envolvidos, seja agente fiscal, proprietário da empresa e cliente possam visualizá-los, antecipando as ações que precisam ser tomadas. 

Outra facilidade da impressão dos relatórios de não conformidade é que, ao ter um arquivo padronizado e impressoras portáteis, toda a equipe mantém os mesmo processos, independentemente do local do atendimento.

Ter mais assertividade nas informações

Com dados incorretos, será impossível identificar problemas, principalmente solucioná-los. Por isso, trabalhar com relatórios digitalizados e padronizados é fundamental. Utilizar a tecnologia a favor é importante para elaborar relatórios de inspeção e de não conformidades completos.

Através da impressão desses documentos, não ocorrem erros referentes a rasuras e letras ilegíveis, além disso, é possível acrescentar tabelas e gráficos, que facilitam a leitura e entendimento dos relatórios.

Contar com mais rapidez e objetividade

É muito importante que os relatórios sejam simples e de fácil compreensão, por isso, é fundamental que eles sejam objetivos. Mesmo contendo diversos elementos, o principal desafio dos agentes fiscais é manter a produtividade sem perder a agilidade.

A impressão dos relatórios, inclusive, deve manter a qualidade dos documentos, bem como ser prática no momento da auditoria. Por isso, impressoras térmicas e portáteis devem fazer parte do kit de ferramentas de agentes fiscais. 

Dicas para agentes fiscais otimizarem relatórios 

Para criar um relatório de inspeção de qualidade, é importante que os agentes fiscais tomem alguns cuidados. Por isso, separamos dicas que podem facilitar a elaboração do documento, assegurando seu profissionalismo no momento da inspeção: 

1. Sempre coloque a localização para comprovar a atuação em determinado lugar
2. Apresente os resultados da inspeção através de fotos e detalhamento dos procedimentos realizados
3. Apresente recomendações para a continuidade dos cuidados do ambiente atendido
4. Coloque anexos, caso necessário
5. Imprima o documento no momento da auditoria para contar com um registro físico e assinado.

Otimize o serviço com relatórios no momento da auditoria!

Criar relatórios é um trabalho muito importante para os agentes fiscais. Para facilitar e otimizar o serviços, algumas atitudes devem ser tomadas, além de adotar equipamentos mais tecnológicos, por isso, seguir o passo a passo é tão importante.