Como imprimir ordens de serviço em atendimentos externos

Quem oferece atendimento externo, seja o gestor ou o próprio prestador, sabe como é importante uma ordem de serviço (OS) bem estruturada. Esse documento nada mais é do que o registro de todos os processos - desde o pedido do cliente até a execução - e tem como finalidade centralizar as informações da operação.

Quando a OS é clara, a empresa toda se mantém atualizada sobre o que está acontecendo fora da sede. No entanto, montar um documento de tal nível de padronização não é tão simples. Por isso, reunimos dicas de como tornar esse desafio acessível e otimizar serviços que envolvem atendimento externo de modo geral.

Importância da ordem de serviço

Se sua empresa ainda não utiliza a ordem de serviço ou não conseguiu adotar uma metodologia para que ela seja, de fato, pertinente, é muito provável que todas as etapas do atendimento externo sejam afetadas. Por exemplo, uma simples falta de clareza na escrita, uma vírgula fora do lugar e até problemas com a caligrafia podem gerar interpretações totalmente diferentes da desejada. Além disso, se alguma informação não é inserida, é possível que aconteçam erros na operação, atraso no processo, retrabalho e, claro, prejuízo.

Para que a ordem de serviço seja eficiente, é essencial traçar um padrão para a empresa e manter todos os colaboradores informados sobre o que significa cada campo de preenchimento. Assim, nenhuma informação é perdida e os relatórios se tornam mais dinâmicos, reunindo dados como pedido do cliente, recursos necessários para execução e metodologia de maneira simples. Com tudo isso documentado claramente, a comunicação entre o prestador e o gestor fica mais simples, mantendo todos os envolvidos em uma mesma página. 

Como fazer uma OS eficiente

É perceptível que apenas a ordem de serviço sem uma elaboração formal não é efetiva, certo? Para que ela otimize os processos de prestação de serviço externos, é essencial seguir uma estrutura padronizada compreensível entre todos os colaboradores e gestores, além de discorrer de maneira clara e com registros que estejam legíveis. Embora cada companhia tenha suas particularidades, existem algumas informações indispensáveis na hora de documentar o atendimento em campo, como:

Número da ordem de serviço

Descrição do serviço que será realizado

Valor

Local de prestação do serviço

Dados do cliente

Data de emissão

Forma de pagamento 

Todas essas informações são coletadas no mesmo instante do atendimento. Por isso, para não deixar nenhum detalhe passar em vão, a melhor alternativa é registrá-las durante a prestação de serviço, mantendo a descrição do trabalho o mais fiel possível da realidade. No entanto, a documentação manual, além de ultrapassada, está muito sujeita a erros e falta de legibilidade. Ainda bem que a tecnologia avança cada vez mais e, atualmente, já é possível contar com equipamentos portáteis para otimizar sua ordem de serviço. 

💡 Saiba mais: como imprimir do celular 

Impressora portátil para ordens de serviço

Não é novidade que você pode digitar qualquer documento em um equipamento portátil, seja ele um notebook ou até um celular ou tablet, que possuem transporte muito mais fácil. Além disso, para um atendimento completo e ainda mais eficiente, é possível, inclusive, imprimir em campo.

A Pocket Jet é a impressora portátil de mão da Brother ideal para otimizar sua prestação de serviços através de operações mais rápidas e demonstração de alto comprometimento profissional. Isso porque a PJ oferece recursos indispensáveis para materializar sua OS rapidamente e em qualquer lugar. Veja:

Impressão em até 8 ppm para agilizar seu atendimento;

Resolução máxima de 300 dpi, permitindo alta legibilidade e clareza do conteúdo;

Impressoras térmicas que dispensam cartuchos ou toners;

Possibilidade de conexão por USB, via Wi-fi (na PJ773) ou por Bluetooth (na PJ763);

Tamanho compacto e estojo para facilitar o transporte.

Otimize sua prestação de serviço!

Com agilidade e documentos bem estruturados, o atendimento em campo se torna mais eficiente, melhorando a rotina dos profissionais e transmitindo mais confiança aos clientes. Por isso, crie ordens de serviço bem organizadas e conte com a tecnologia da Pocket Jet para imprimi-las rapidamente onde quer que esteja.