Quem trabalha em cartório sabe: a quantidade de pastas e documentos que precisam ser gerenciados diariamente é imensa. Além de precisar administrar tudo isso de maneira organizada, os profissionais devem realizar registros e consultas de forma rápida e prática devido à alta rotatividade de pessoas que precisam dos serviços.
Cartório e desorganização são termos que não andam juntos. Se andam, é sinônimo de que o negócio não vai bem. É fundamental a organização de todo o material armazenado no local, tanto pelo grande volume que deve ser guardado quanto pela importância de cada papel, afinal, estamos falando de documentos e dados essenciais para a vida das pessoas. Para facilitar o arquivamento de documentos, atente-se às seguintes dicas:
1- Faça a categorização
Analise os documentos e distribua-os em categorias e subcategorias. Pode ser por ordem alfabética, por assunto, por espécie (contrato, certidão, ofício, entre outras), por gênero (maneira como é apresentado o documento - plantas, mapas, textos etc) ou qualquer outra que se adeque às necessidades do cartório;
2- Defina pastas e armários estratégicos
Os armários conterão assuntos mais abrangentes, que irão se dividir em subcategorias referentes a cada um. Por exemplo: dentro do armário “A pagar” estarão as pastas “fornecedores”, “colaboradores”, “custos administrativos”, entre outras;
3- Crie sistemas de códigos
Eles facilitam o acesso às categorias e subcategorias e podem ser criados por etiquetas coloridas. Assim, será mais fácil encontrar os documentos;
4- Utilize etiquetas nas pastas e armários:
Imprimir etiquetas padronizadas dão aparência mais profissional, facilitam a visualização das pastas e otimizam a produtividade do trabalho por possuírem sistemas integrados, como QR codes e códigos de barras.
O grande volume de arquivos que precisam ser organizados diariamente em cartórios exige processos otimizados para facilitar o trabalho dos profissionais. Por isso, para categorizar os documentos, devem ser criadas etiquetas de identificação.
Elas até podem ser feitas no computador, na ferramenta Excel, depois impressas e recortadas à mão. Porém, o processo leva muito tempo, o que o torna inviável para a alta demanda nos cartórios.
A melhor alternativa são as impressoras de etiquetas, que tornam o processo mais prático. Seu funcionamento acontece por meio do aquecimento de um papel específico e termossensível, portanto, não necessita de cartuchos de tinta e toners. Nelas, é possível imprimir QR codes, códigos de barras, letras e números.
💡 Conheça as etiquetadoras e rotuladores domésticos e profissionais Brother que vão facilitar sua rotina!
O arquivamento de documentos físicos em cartórios é necessário, afinal, muitos precisam ficar guardados durante anos. Porém, o uso de impressoras de etiquetas, QL-810W da Brother, tem otimizado o trabalho dos profissionais. Entre seus principais benefícios, destacam-se:
Aumento na produtividade dos gestores organizacionais: perder tempo se dedicando aos arquivos é um dos principais problemas dentro dos cartórios. A facilidade e praticidade na impressão de etiquetas resultam em maior produtividade e evitam eventuais erros de pegar documentos trocados em um momento de pressa ou não encontrar o que procura; Conectividade versátil: a QL-810W possui conexão via USB e Wi-Fi, com a versatilidade que você precisa.
Possibilidade de edição: através do software P-Touch Editor é possível criar símbolos de identificação, QR codes, códigos de barras e outras funcionalidades específicas e personalizadas. E você ainda tem a opção de imprimir etiquetas pretas ou vermelhas.
Agilidade no processo: além de seu tamanho, fácil de acomodar em qualquer lugar, o equipamento faz a impressão de etiquetas de até 110 etiquetas por minuto, muito mais rápida do que as impressoras convencionais e ainda possui corte automático, evitando que a etiqueta se rasgue;
Economia com suprimentos: o processo de impressão acontece por meio do aquecimento de um papel termossensível, portanto, não é necessário o uso de cartuchos de tinta, toners, trocas de bobina e manutenções periódicas.
A QL-810W é a melhor solução para otimizar a produtividade em empresas que precisam armazenar de maneira organizada um alto volume de documentos, como é o caso dos cartórios. Conheça mais sobre essas soluções para colocá-las em prática!
![[BROTHER]-Footer_Color-Bar_Email](https://solucoes.brother.com.br/hubfs/Brother%20Theme/email/%5BBROTHER%5D-Footer_Color-Bar_Email.png)
Todos
Costura e Bordado
Impressoras e Scanners
Impressoras Térmicas
Rotuladores Domésticos
Rotuladores Industriais
ScanNCut
Impressoras DTG