Quem trabalha em cartório sabe: a quantidade de pastas e documentos que precisam ser gerenciados diariamente é imensa. Além de precisar administrar tudo isso de maneira organizada, os profissionais devem realizar registros e consultas de forma rápida e prática devido à alta rotatividade de pessoas que precisam dos serviços.
Cartório e desorganização são termos que não andam juntos. Se andam, é sinônimo de que o negócio não vai bem. É fundamental a organização de todo o material armazenado no local, tanto pelo grande volume que deve ser guardado quanto pela importância de cada papel, afinal, estamos falando de documentos e dados essenciais para a vida das pessoas. Para facilitar o arquivamento de documentos, atente-se às seguintes dicas:
1- Faça a categorização
Analise os documentos e distribua-os em categorias e subcategorias. Pode ser por ordem alfabética, por assunto, por espécie (contrato, certidão, ofício, entre outras), por gênero (maneira como é apresentado o documento - plantas, mapas, textos etc) ou qualquer outra que se adeque às necessidades do cartório;
2- Defina pastas e armários estratégicos
Os armários conterão assuntos mais abrangentes, que irão se dividir em subcategorias referentes a cada um. Por exemplo: dentro do armário “A pagar” estarão as pastas “fornecedores”, “colaboradores”, “custos administrativos”, entre outras;
3- Crie sistemas de códigos
Eles facilitam o acesso às categorias e subcategorias e podem ser criados por etiquetas coloridas. Assim, será mais fácil encontrar os documentos;
4- Utilize etiquetas nas pastas e armários:
Imprimir etiquetas padronizadas dão aparência mais profissional, facilitam a visualização das pastas e otimizam a produtividade do trabalho por possuírem sistemas integrados, como QR codes e códigos de barras.
O grande volume de arquivos que precisam ser organizados diariamente em cartórios exige processos otimizados para facilitar o trabalho dos profissionais. Por isso, para categorizar os documentos, devem ser criadas etiquetas de identificação.
Elas até podem ser feitas no computador, na ferramenta Excel, depois impressas e recortadas à mão. Porém, o processo leva muito tempo, o que o torna inviável para a alta demanda nos cartórios.
A melhor alternativa são as impressoras de etiquetas, que tornam o processo mais prático. Seu funcionamento acontece por meio do aquecimento de um papel específico e termossensível, portanto, não necessita de cartuchos de tinta e toners. Nelas, é possível imprimir QR codes, códigos de barras, letras e números.
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O arquivamento de documentos físicos em cartórios é necessário, afinal, muitos precisam ficar guardados durante anos. Porém, o uso de impressoras de etiquetas, QL-810W da Brother, tem otimizado o trabalho dos profissionais. Entre seus principais benefícios, destacam-se:
A QL-810W é a melhor solução para otimizar a produtividade em empresas que precisam armazenar de maneira organizada um alto volume de documentos, como é o caso dos cartórios. Conheça mais sobre essas soluções para colocá-las em prática!