Romaneio de carga: importância e como fazer o documento

Se você é gestor de uma transportadora ou trabalha como motorista, certamente já ouviu falar em Romaneio de Carga - ou Packing List, em inglês. Esse documento nada mais é do que o controle de entradas e saídas de produtos do veículo, fundamental para manter a sede e o prestador de serviços externos na mesma página de informações.

O romaneio de cargas vai muito além de uma lista de itens. Quando bem elaborado, ele descreve as características dos produtos transportados. Ou seja, além de categorizar com detalhes, o documento é uma fonte de provas que assegura a empresa e o contratante sobre os aspectos da encomenda. 

Diante de tanta importância, vamos detalhar os processos para emitir e garantir que seu romaneio contenha todas as informações necessárias para um bom serviço.

Importância do romaneio de carca

Não é novidade que os processos de uma expedição são extremamente delicados. Qualquer item perdido ou quebrado pode gerar um grande transtorno. Por isso, documentar a operação é fundamental para prevenir possíveis erros, bem como provar as atitudes tomadas diante de algum imprevisto. Veja todas as vantagens do Romaneio de Cargas para transportadoras e motoristas:

Auxilia no processo de indenização, caso seja necessário acionar a seguradora. O processo de uma expedição sempre oferece riscos - desde uma estrada perigosa até assaltos durante uma parada. Quando isso acontece, a burocracia é complexa e um dos documentos exigidos para comprovar o ocorrido é o Romaneio de Cargas.

Documenta gastos e mercadorias para a prestação de contas. Durante a viagem, não tem como a sede da transportadora ver o que está acontecendo com os produtos carregados. Ao registrar os detalhes, entregas e eventuais erros de carga, o motorista comprova seus procedimentos à empresa.

Apresenta descrição detalhada aos clientes, propiciando mais confiança e feedbacks. É possível liberar o Romaneio de Cargas em sites e plataformas para que os consumidores acessem as informações do produto, permitindo que avaliem se suas expectativas serão atingidas, bem como acompanhem as etapas da entrega.

Conecta informações entre transportadoras, fornecedores e clientes, tornando a empresa transparente e facilitando a tomada de atitudes à distância, caso algum imprevisto aconteça. Enfim, o Romaneio de Cargas centraliza todas as etapas da expedição para que cada integrante do processo saiba o que está acontecendo.

Informações necessárias no documento

Quanto mais detalhamento sobre a carga, mais completo será o Romaneio. Embora não exista um padrão documental, a Receita Federal aconselha que as seguintes informações sempre estejam contidas no registro:

Quantidade de embalagens no caminhão;

Número e descrição de notas fiscais;

Marcação dos volumes;

Material das embalagens (pallets, de vidro, de papelão etc.);

Peso e dimensão de cada item;

Volume total dos itens.

Como emitir o romaneio de carga

Embora seja possível fazer o registro manualmente em planilhas, é aconselhável utilizar um software para agilizar o processo e evitar possíveis erros. Para isso, é fundamental que os motoristas estejam equipados com dispositivos móveis e uma impressora portátil, afinal, a assinatura do destinatário é um dos principais aspectos que comprovam a entrega.

Além disso, o uso de um software auxilia a transportadora a construir uma imagem muito mais profissional. Ao demonstrar que o motorista está equipado para registrar todos os detalhes de maneira mais assertiva, a confiança dos cliente aumenta.

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Otimize a emissão do romaneio de carga!

O romaneio de cargas é um documento fundamental para que as transportadoras garantam a excelência em seus serviços. Através deles, riscos como troca de mercadorias são evitados. Por isso, mantenha sua equipe atualizada sobre os padrões de registro e ofereça ferramentas que permitam que os motoristas emitam o documento durante a viagem.