4 Dicas para manter o fluxo dos grupos de trabalho sem atritos

O movimento de uma empresa é impulsionado pela produtividade da equipe. Quanto maior a companhia, maior a necessidade de subdividir esses grupos para que os assuntos tenham mais fluidez. Consequentemente, mais áreas surgem e a necessidade de um pessoal centralizado para cada função se torna fundamental.

Quando o fluxo dos grupos de trabalho está sem atritos, a empresa cresce, porque as tarefas acontecem de forma mais ágil, sem perder a qualidade do serviço. No entanto, o gerenciamento não é tão simples assim, mas existem algumas metodologias que podem ajudar na hora de coordenar as equipes e desobstruir o desempenho de cada profissional.

Benefícios de gerenciar o fluxo de trabalho

Ao organizar a rotina dos grupos de trabalho para que cada colaborador cumpra tarefas sem atritos, o trabalho é feito com muito mais comprometimento. O que acontece, na verdade, é que o profissional se sente valorizado através de uma atribuição que faça sentido para seu cargo, competências e afinidades. 

Quando a equipe está satisfeita, a rotina se torna mais leve, tornando os processos da empresa mais fluidos. Tudo isso oferece inúmeras vantagens, como:

Queda de erros e aumento na qualidade do serviço

Crescimento da produtividade da equipe

Menos burocratização

Melhor aproveitamento dos recursos já existentes

Redução de custos na hora da gestão de compras

Comunicação mais eficiente

Gestão de tempo e trabalho mais inteligentes

Informações centralizadas em um único lugar

4 dicas para um bom fluxo entre os grupos de trabalho

Organizar o fluxo de trabalho não é apenas distribuir tarefas. Muito pelo contrário, para que as pendências sejam divididas de maneira eficiente, é necessário traçar um plano estratégico para não sobrecarregar nenhum colaborador. Pensando nisso, o planejamento diário é essencial para  auxiliar no desempenho das equipes. 

Ao traçar o que será feito entre os grupos de trabalho diariamente, a visibilidade de tarefas é um muito maior, permitindo que cada colaborador se organize de forma com que consiga desenvolver com mais produtividade. Para te ajudar nessa administração, separamos 4 dicas:

1. Crie listas

Para visualizar melhor, o ideal é dividir as tarefas em tópicos. De preferência, organize sua lista por prioridades e urgências e, também, deixe claro quais pendências possuem prazo flexível. O importante é que esse registro seja atualizado diariamente e acessível a todos.

2. Conheça cada colaborador

Sem dúvidas, saber as preferências e habilidades de cada profissional é indispensável para otimizar a divisão de grupos de trabalho e distribuição de tarefas. Conhecendo as afinidades dos colaboradores, você pode solicitar funções que eles irão desempenhar com mais tranquilidade.

3. Fomente a comunicação

Além de ser uma maneira de conhecer melhor sua equipe, um canal de comunicação aberto é uma forma de buscar feedbacks sobre os processos. Com comentários em mãos, você pode otimizar a operação constantemente, de acordo com o melhor fluxo para cada grupo de trabalho.

4. Invista em tecnologia

Não deixe de equipar os grupos de trabalho adequadamente para se comunicar e utilizar dispositivos que não causem atrito na rotina. De softwares a impressoras e scanners corporativos, é importante analisar se os recursos são suficientes para o fluxo da sua empresa. 

Se você busca desenvolver a gestão organizacional da sua empresa, investir em tecnologia é fundamental. Seja em equipamentos mais tecnológicos ou em softwares, é muito importante separar um valor da sua receita para a aquisição de recursos que auxiliem na rotina dos grupos de trabalho.

Metodologias para auxiliar os grupos de trabalho

Além da adoção de rotinas organizacionais pautadas na realidade de cada empresa, é possível se basear em metodologias que ajudam a facilitar o desenvolvimento do fluxo de trabalho. Separamos 3 delas para você descobrir qual se encaixa melhor na rotina da sua equipe:

Kanban: de forma simplificada, essa metodologia é o famoso “checklist”. Isso significa que ela é desenvolvida através de listas de tarefas com indicações das já realizadas e as pendências com seus respectivos prazos, sendo uma ótima alternativa para evitar atrasos de produção.

Scrum: essa metodologia diz respeito à compreensão da subjetividade dos colaboradores, distribuindo as tarefas de acordo com as experiências de cada um. Além disso, todos os projetos devem ser testados para enxergar possíveis problemas e resolvê-los com antecedência.

SMART: a sigla em inglês representa os seguintes conceitos: específica, mensurável, alcançável, relevante e de prazo determinado. Isso significa que são traçadas pequenas metas muito bem definidas para atingir um objetivo maior, trazendo maior clareza sobre cada passo da empresa.

Organize o fluxo de trabalho para uma rotina sem atritos!

Para permitir que a rotina dos grupos de trabalho da sua empresa não tenha atritos, é essencial buscar pela metodologia ideal e equipar sua empresa com tecnologias que fazem a diferença. Por isso, entenda seu contexto e aplique as melhores estratégias para a sua gestão!