Como melhorar gestão de compras e vida útil de Impressoras e Scanners?

A maioria das empresas possui um especialista em gestão de compras para avaliar os melhores equipamentos para as necessidades corporativas. Como a demanda de documentos é muito alta, um dos maiores pontos de atenção são impressoras e scanners.

Multifuncional ou impressora? Jato de tinta ou laser? Monocromática ou colorida? Diante de tantos detalhes, há um questionamento central: custo x benefício. Pensando nisso, vamos te ajudar a traçar uma estratégia para a escolha ideal.

Identificando a necessidade de impressão da sua empresa

O primeiro passo para saber em qual equipamento investir é entender sua real necessidade. Separamos, aqui, os principais pontos de análise:

Volume de impressão

Observe a rotina de impressões da sua empresa e trace uma média. O equipamento deve ter ciclo mensal condizente às suas necessidades, além de garantir o número de folhas adequado em velocidade suficiente para não atrapalhar seu fluxo de trabalho.

Resolução mínima

Sua empresa trabalha com documentos predominantemente textuais? Então, resolução não é um ponto crítico. Por outro lado, se você lida com imagens e precisa de nitidez, procure equipamentos com mais DPI (unidade de medida de capacidade de resolução).

Layouts das impressões

Existem vários tamanhos de papel. O mais usual é o A4, porém, algumas empresas precisam de escalas maiores, como A3. Nesses casos, é indispensável avaliar se a impressora comporta esses layouts. Uma impressora A3 é o mais indicado para projetos de arquitetura, por exemplo. 

Monocromática ou colorida

Se você não costuma imprimir documentos coloridos, não há necessidade de investir em equipamentos a cor. No entanto, se sua empresa precisa de imagens, avalie bem as resoluções para escolher o modelo.

Requisitos de rede

Veja a infraestrutura da sua empresa para saber a conectividade disponível à impressora. Por exemplo, se você prefere wi-fi, procure equipamentos com esse recurso.

Necessidade de funcionalidades adicionais

Provavelmente, seu escritório precisa de outras funcionalidades, como digitalização e cópia. Avalie a demanda de cada uma dessas tarefas para saber se uma multifuncional dará conta ou se será necessário investir em um scanner separadamente, visto que a produtividade dele é maior.

Como escolher o equipamento ideal durante a gestão de compras

Para cada demanda, há um equipamento equivalente. Conheça as opções:

Impressora laser 

Ideal para altas demandas de texto e muita velocidade. As impressoras laser também podem imprimir colorido e a vantagem é que a folha sai seca do equipamento, evitando borrões. No entanto, a resolução a cores não garante tantos detalhes. Esse modelo é indicado para grandes escritórios de advocacia e contabilidade, por exemplo.

Impressora jato de tinta 

Seu custo inicial e os cartuchos costumam ser mais baratos. Além disso, impressoras jato de tinta geram imagens em altíssima qualidade. No entanto, os suprimentos precisam de trocas mais constantes. É uma boa opção para pequenos escritórios, estudantes ou uso doméstico.

Multifuncional

Se você deseja unir impressão, digitalização, cópia e até fax em um aparelho, a multifuncional é ideal. Além disso, você pode escolher se ela será laser ou jato de tinta! Essa opção é uma boa escolha para espaços que não comportam mais de um equipamento.

Impressora tanque de tinta 

Se a jato de tinta imprime imagens em alta resolução, a tanque de tinta garante a mesma qualidade. A diferença é que seu armazenamento de tinta é maior e ideal para altas demandas de documentos coloridos. É importante ter em mente, porém, que, se o equipamento ficar muito tempo parado, as tintas secam, por isso é ideal para uso constante, como de arquitetos e designers.

Scanner profissional

Embora a multifuncional também digitalize, se a demanda de documentos for alta e a exigência de resolução maior, é importante contar com um scanner de mesa. É uma boa escolha, por exemplo, para equipes de trabalho que precisam acessar documentos em nuvem.

Scanner portátil

São ideias para colaboradores que trabalham em campo.

Analisando a vida útil de impressoras e scanners

Ao escolher impressoras e scanners que sejam suficientes às demandas, você está investindo em um equipamento de boa vida útil. Isso acontece porque você não vai exigir mais do que a capacidade, evitando uma sobrecarga desnecessária.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para prolongar a vida útil de impressoras e scanners:

Não coloque mais papel do que a bandeja suporta, porque pode causar atolamento ou problemas no sensor;

Limpe sua impressora para evitar que o acúmulo de sujeira interfira na passagem do papel;

Busque por assistência técnica especializada quando o equipamento der problema. Tentar resolver sozinho pode virar o barato que sai caro;

Utilize suprimentos originais. Os equipamentos são projetados para operar com suprimentos do fabricante.

Analise seu cenário!

O primeiro passo para decidir o modelo de impressoras e scanners para a sua empresa é conhecer suas necessidades. Com olhar interno, fica mais fácil encontrar o equipamento com melhor custo x benefício e vida útil prolongada para não te trazer prejuízo.