5 passos para produzir um relatório de manutenção na visita externa

O relatório de manutenção externo é um item essencial para quem faz assistência técnica em equipamentos e máquinas. Através dele, é possível descrever todos os processos realizados detalhadamente, assim, os gestores conseguem ter acesso aos dados e os custos extras para reparos emergenciais e até mesmo evitar acidentes de trabalho.

Inclusive, segundo o Ministério Público do Trabalho, nos anos de 2012 a 2019, 15% dos acidentes de trabalho foram em decorrência da operação de máquinas e equipamentos, em 2021 este número subiu para 18%. Por isso, o relatório de manutenção para o devido acompanhamento é tão importante.

Tipos de relatório de manutenção

Existem três tipos de relatório, sendo cada um deles para uma finalidade diferente:

Relatório de manutenção preventiva

É responsável por carregar todos os dados das manutenções que servem como prevenção para possíveis danos nos equipamentos, evitando quebras, problemas ou mau funcionamento. No reparo preventivo, é feita a troca de peças somente após uma análise, em que é constatado o seu desgaste e tempo de uso. Através do relatório, é possível que o gestor saiba como está a produtividade dos equipamentos.

Relatório de manutenção industrial

Este documento precisa contar com todos os passos realizados durante o conserto do equipamento que está em ambiente industrial e também todas as peças substituídas. Para este tipo de relatório, é importante que haja um mapeamento e uma programação de manutenção das máquinas para que a produção dos colaboradores não seja afetada.

Relatório de manutenção de equipamentos

Responsável por conter os dados dos reparos efetuados em máquinas industriais, condominiais, hospitalares e até mesmo residenciais, envolvendo dispositivos como de internet, água ou energia. Desde elevadores até equipamentos mantenedores de vida em hospitais, este relatório faz a captação de dados de toda a manutenção feita nos dispositivos.

Todos os relatórios precisam ter fácil leitura, durabilidade e impressão em field service, o serviço de campo, por isso, uma impressora portátil é essencial para a função.

5 passos para montar o relatório de manutenção

1. Analise e identifique o cenário do local: se já possuir as ordens de serviço, analise quais são as necessidades constatadas no documento. Caso contrário, identifique os possíveis problemas existentes e que possam existir futuramente.
   
   
2. Identifique as necessidades: depois de mapear o local, analise se há necessidade de trocas de peças, lubrificação, correções, ajustes ou regulagens na máquina ou equipamento.
   
   
3. Discorra as informações gerais: é importante utilizar um dispositivo móvel, assim, você consegue digitar com mais agilidade, padronização, além de demonstrar mais profissionalismo.
   
   
4. Inclua os detalhes de manutenção: coloque todos os detalhes, até mesmo aqueles pequenos que ainda não são um problema, mas podem se tornar. 
   
   
5. Imprima o relatório e solicite a assinatura: com o relatório pronto basta utilizar uma impressora térmica portátil para ter o documento em mãos na hora e solicitar a assinatura, neste caso.
   
   
   

Cuidados importantes para elaborar um bom documento

A importância do relatório bem preenchido é a garantia de uma manutenção bem feita, pois é o documento que irá conduzir os próximos passos. Por isso, é essencial que haja um histórico de cada equipamento, só assim é possível analisar desgastes prematuros e problemas recorrentes. 

Também é essencial fazer o mapeamento correto de peças usadas, para não haver erros nas aplicações. Outro item essencial é que o relatório seja feito no momento da visita, para que informações não se percam. Pensando nisso, o investimento em dispositivos móveis e impressoras térmicas portáteis para cada prestador de serviço é essencial.

Aprenda mais sobre documentação em visitas técnicas

O field service é a forma de manter em dia a manutenção de máquinas. É por meio da visita externa do técnico que os riscos são evitados, a longevidade do equipamento é aumentada e os custos diminuídos. 

Garantir que tudo isso seja feito de forma fácil e rápida é importante para um field service mais afinado. Por isso, saiba como uma impressora portátil pode te ajudar a ter mais facilidade e agilidade no trabalho.