Impressoras multifuncionais: o futuro para a documentação corporativa

Já parou para pensar o quanto a documentação faz parte da nossa vida? Seja uma carteira de identidade, uma conta de luz ou uma apólice de seguro, os registros são fundamentais para efetivar processos. Na esfera profissional, a dimensão dos protocolos são imensuráveis, visto que essa é uma das ferramentas mais usuais do dia a dia corporativo.

No entanto, embora documentar seja essencial e acompanhe a rotina empresarial há muito tempo, a forma como a tarefa é feita muda constantemente. O futuro sempre traz inovações e recursos que auxiliam na operação. Pensando nisso, o que será que os próximos anos reservam aos registros corporativos?

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O que o futuro reserva à documentação corporativa

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A migração de documentos físicos ao digital

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Imprimir é necessário e mais sustentável do que nunca

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Equipamentos para a documentação do futuro

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O que o futuro reserva à documentação corporativa

Não importa se a empresa é tradicional no mercado ou se é uma startup de futuro promissor: a documentação faz parte da rotina corporativa e os processos de criação, gestão e arquivamento desses registros precisam acompanhar as tendências mundiais. O objetivo é sempre o mesmo, ou seja, manter a companhia organizada e protocolar acontecimentos como forma de provas.

Antigamente, esse gerenciamento era feito através de pastas físicas e papelada. Agora, com a possibilidade de digitalizar documentos, compartilhar arquivos em nuvem e usufruir de metodologias de organização cada vez mais aprofundadas, as corporações estão em um processo de mudança que consiste em otimizar a rotina interna, bem como melhorar questões mundiais que pedem urgência, como preservação do meio ambiente e acessibilidade de informação.

Tendências de gerenciamento de documentos

O fluxo de criação de documentos nas empresas é extremamente volumoso. Por isso, processos de gerenciamento de arquivos são fundamentais para manter os registros organizados. Por meio deles, é possível dividir em pastas todos os protocolos que possuem relação entre si, bem como privatizar o acesso a textos confidenciais.

Pensando nisso, separamos quatro tendências de gestão de documentos que prometem acompanhar as rotinas empresariais pelos próximos anos:

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Arquivamento em Nuvem
Muitos documentos já passaram pelo processo de digitalização para que fiquem arquivados no computador. Até pouco tempo atrás, as pastas do próprio PC eram o destino final dos registros. Agora, com a possibilidade de salvar em nuvem, a organização fica otimizada, visto que diferentes usuários podem acessar os mesmos arquivos, facilitando a rotina operacional dos grupos de trabalho.
Escalabilidade
Cada empresa tem suas necessidades específicas, grupos de trabalhos com mais ou menos integrantes, além de fluxo de documentação variável. Por isso, é essencial que o processo de gerenciamento e a capacidade de arquivamento seja coerente à demanda de cada contexto. Isso significa que não é mais a quantidade de arquivos que deve se adaptar ao ambiente, mas o pacote de gestão é que precisa ser suficiente para a realidade da companhia.
Flexibilidade organizacional
Existem documentos de vida útil longa, como escrituras de imóveis e registros de identidade. Por outro lado, a maioria dos escritos possui, no máximo, cinco anos de validade. Por isso, armazenar protocolos antigos não é uma prática colaborativa para a organização. O ideal é revisitar anualmente os arquivos e liberar espaço - seja físico ou digital.
Acessibilidade
Embora alguns arquivos sejam confidenciais, a tendência é que cada vez mais todos os colaboradores tenham acesso às informações da empresa. Essa igualdade de conhecimento traz diversos benefícios, dentre eles, novas perspectivas diante de problemas e ideias para solucioná-los. No entanto, para que essa prática seja possível, os arquivos devem ficar em pastas abertas, com senhas disponibilizadas a todos ou permissão de acesso a cada colaborador.

Questões ambientais

As novas metodologias de gerenciamento de documentos, além do auxílio à organização interna, são essenciais para as urgências do mundo. Pensando nisso, a preservação ambiental é um dos aspectos que mais depende dessa conscientização, afinal, quando o assunto ainda não era comum entre as empresas, havia muito desperdício.

Hoje, o olhar de preservação faz parte de basicamente todas as companhias. Ou seja, as práticas de economia de insumos, como toner e tinta de impressora, foram adotadas em massa e a tendência é que estejam cada vez mais presentes nas rotinas corporativas. Portanto, muitos documentos foram migrados totalmente ao digital e, quando há a necessidade de registros físicos, são utilizados papéis de marcas sustentáveis e o processo de impressão, por sua vez, também é mais consciente, visto que o mercado conta com suprimentos que não são nocivos e a quantidade de embalagens é cada vez menor, a fim de evitar o descarte de materiais.

A migração dos documentos físicos ao digital

A cada instante, surge um novo recurso de otimização tecnológica. Não é à toa que processos que antes dependiam do vai-e-vem da papelada, hoje, são feitos pelo computador ou até por meio de dispositivos móveis. No entanto, para adaptar o sistema, é essencial contar com um equipamento potente, rápido e que mantenha a qualidade do conteúdo na hora de digitalizar documentos.

Acesso facilitado
Imagine uma companhia com sedes espalhadas por diversas cidades. Ou que conta com uma parte dos funcionários em home office. Ou que possui clientes em outros estados e até países. Antigamente, para compartilhar documentos, era necessário postá-los e aguardar o envio. Agora, basta fazer upload de pastas e liberar o acesso para que os usuários com permissão possam visualizar, editar e fazer comentários nos registros.
Organização de arquivos
Quando o espaço físico não suporta a quantidade de documentos gerados, novos locais são explorados, descentralizando o arquivamento. Com a digitalização, todos os registros ficam no mesmo banco de dados e são segmentados em suas respectivas pastas. Além da questão de armazenamento, as chances de perda são bem menores, visto que não há papelada para se confundir entre pastas, que poderiam ser trocadas, por exemplo.
Sustentabilidade
Ao migrar para o digital, sua empresa diminui o uso de papéis, suprimentos e embalagens. Ou seja, o descarte se torna muito menor, visto que, naturalmente, ora ou outra os documentos físicos vão ao lixo. Isso não significa que as folhas de sulfite deixarão de existir - até porque os fabricantes já utilizam matéria-prima sustentável - mas o lixo emitido pelas companhias pode diminuir através da conscientização de quais registros precisam realmente estar em mãos.
Otimização de espaço
Quanto mais documentos, mais pastas, mais prateleiras e, dependendo do volume emitido pela empresa, até salas inteiras de arquivamento. Se o ambiente digital é explorado, esses espaços são liberados e podem se tornar novos workspaces, salas de convivência, bibliotecas, entre outras opções que permitam livre circulação. Além disso, arquivos guardados fisicamente costumam acumular poeira, por isso, digitalizá-los colabora para a higiene e manutenção de limpeza.
Economia
Embora o armazenamento digital também tenha custos para que suportem altos volumes de arquivamento, os valores não se comparam aos gastos mensais com papel, suprimento, energia elétrica, entre outros. Além disso, com a possibilidade de otimizar o espaço físico ao diminuir a quantidade de pastas guardadas, a empresa tem a opção de alugar salas menores, por exemplo, reduzindo os custos de locação de imóveis.
Preservação contra o tempo
Se determinado documento possui validade de longa data, é possível que a ação do tempo aja negativamente sobre ele. Ou seja, a preocupação começa pela busca de local ideal para armazenamento: seco, de temperatura amena e, se possível, com pouca circulação de pessoas. Ainda assim, o conteúdo pode desbotar, as cores impressas se apagam, há chances do papel amarelar e até rasgar.

Exemplo real de migração do físico ao digital

Os tribunais de justiça brasileiros contam com uma infinidade de processos e documentações. Com a pandemia e exigências de isolamento social, os arquivos, que já estavam em transição para o digital, foram urgentemente adaptados para que os cidadãos tivessem acesso ao sistema sem precisar sair de casa.

A informatização do processo judicial foi regulamentada por meio da Lei do Processo Eletrônico (Lei 11.419/2006). No entanto, foi em 2020 que a explosão do digital aconteceu. A adaptação começou com a migração dos arquivos, tornando os documentos digitalizados disponíveis no sistema. Agora, toda a tramitação deve se adequar ao novo modelo, a fim de que os deslocamentos físicos para os fóruns sejam diminuídos e a acessibilidade seja otimizada.

Imprimir é necessário e mais sustentável do que nunca

Embora a digitalização de documentos seja a tendência primordial para o futuro, o uso de registros físicos, ora ou outra, será necessário. Existem algumas tarefas que dependem de arquivos palpáveis, além de ajudar muitos profissionais em sua visualização, visto que algumas pessoas preferem fazer leitura em papel.

Além disso, no dia a dia, existem alguns documentos que exigem assinaturas ou servem de rascunho para rabiscar à vontade. Isso significa que a demanda é real e, para atendê-la, a melhor opção é contar com impressoras e multifuncionais que sejam desenvolvidas de maneira sustentável e utilizem suprimentos eco-friendly.

Necessidade de armazenamento reserva
Dependendo da importância do documento, é fundamental se certificar de que ele está seguro contra perdas. Por exemplo, se acontece algum tipo de problema com os equipamentos da empresa e você precisa de urgência de acesso ao registro, pode consultá-lo fisicamente. Isso significa que você tem uma garantia a mais de que suas informações estão seguras.
Facilidade para rascunhar projetos e modificá-los
Embora seja possível fazer edições digitalmente, há quem prefira a boa e velha caneta. Para processos criativos e aprovações de peças, o recurso é muito mais simples e agiliza o processo, visto que há mais liberdade para rascunhar no papel e colocar as ideias na superfície de maneira mais visual e detalhada.
Possibilidade de imprimir ativos de marketing
O marketing digital é, sem dúvidas, a principal forma de divulgação da contemporaneidade. No entanto, não é a única metodologia essencial para sustentar a marca das empresas. Recursos como cartões de visita, banners, cartazes, portfólios, entre outros materiais impressos são fundamentais para ampliar a visibilidade.

Como imprimir de maneira sustentável

Quando não é possível digitalizar documentos, a melhor alternativa é buscar por impressões mais sustentáveis. Atualmente, os fabricantes de papel devem seguir, por lei, sua produção a partir de matéria-prima consciente. Ou seja, toda a madeira utilizada é de reflorestamento, bem como o plantio é sempre renovado.

As companhias, por sua vez, também devem se atentar a seus hábitos de documentação. O primeiro passo é a conscientização para imprimir somente arquivos que realmente necessitam de registros físicos. Além disso, existem algumas práticas que colaboram para a causa, como:

Modo de impressão frente e verso: em uma folha, duas páginas. Assim, o uso de papel é reduzido pela metade.
Manutenção de impressora adequada: o uso de acordo com as especificações do fabricante prolonga a vida útil do equipamento, evitando desgaste e, consequentemente, descarte das peças.
Modo eco (mais rápido): é possível configurar as impressoras para que utilizem menos suprimentos na operação.
Formatação de textos: na hora da redação, opte por fontes mais estreitas e de tamanho reduzido.

Scanner Profissional
Existem diversos modelos de scanners - dos mais básicos aos mais completos. Pensando no contexto empresarial, que costuma ter um fluxo extremamente alto de documentos, é essencial contar com um equipamento que suporte altos volumes.

Um scanner profissional oferece operação mais ágil, além de maior capacidade de papéis na bandeja. A resolução do documento digitalizado também possui qualidade superior aos modelos mais básicos, entregando resultados extremamente nítidos, com riqueza de detalhes, cores vivas e possibilidade de edição de arquivos. Enfim, quanto mais recursos, mais produtividade às rotinas empresariais.

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Impressora multifuncional
Dependendo do tamanho do escritório, não há espaço para acomodar uma impressora e um scanner (além de todo o restante de equipamentos necessários, como computadores, roteadores, entre outros). Portanto, para otimizar o workspace, uma multifuncional pode ser a solução.

O equipamento, como o nome sugere, é tudo em um: imprime, digitaliza e faz cópias. Existem diversos modelos no mercado que variam em agilidade, resolução, ciclo mensal etc. Isso significa que você, certamente, encontrará uma impressora multifuncional suficiente para a demanda do seu negócio.

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Impressora monocromática
Dependendo do seu segmento, impressões coloridas podem não ser tão necessárias ou a demanda por elas pode ser extremamente inferior quando comparada ao volume de documentos monocromáticos. Por isso, um equipamento que opere apenas em preto é fundamental para completar seu escritório.

Se seu negócio não necessita de nenhuma impressão colorida, o ideal é investir apenas em equipamentos monocromáticos. Em contrapartida, se você possui demandas em cores na sua rotina profissional, além do branco e preto, uma boa alternativa é contar com dois dispositivos distintos - um para cada função. Essa estratégia é mais econômica a longo prazo e pode otimizar a produtividade dos grupos de trabalho, evitando esperas para usar as máquinas quando há congestionamento no escritório em vista de uma necessidade mútua de impressões.

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Ao reservar uma monocromática ao fluxo de documentação que não exige cor, o desgaste dos equipamentos que fazem impressões coloridas é menor, mantendo seu ciclo mensal longe do limite recomendado pelo fabricante - aspecto que é essencial para manter o bom funcionamento das máquinas. Em consequência, a vida útil das impressoras é prolongada, causando menos atritos no uso cotidiano dos grupos de trabalho.

Conheça a Brother BM2800

O modelo mecânico da Brother é ideal para quem prefere a simplicidade de manuseio e resultados precisos. Ela é leve e facilmente transportável. Com ela, é possível criar peças, fazer costuras gerais, reparos de roupas, bolsas, entre outros. Veja as principais características da BM2800:

Velocidade de até 800 pontos por minuto;
27 pontos, dos mais básicos aos decorativos para patchwork
Consertos em geral, zíper
Várias camadas de tecidos, quilt, com 63 funções;
Caseador automático de 1 passo;
Iluminação da área de costura (LED);
Braço livre para costura de peças tubulares;
6 calcadores inclusos além de outros acessório especiais;
Passador avançado de linha na agulha;
Controle de largura e comprimento do ponto.

BM2800

Conheça a Brother CS6000XLDV

Modelo computadorizado que conta com estrutura interna reforçada de metal para desenvolver qualquer tipo de trabalho com tecidos finos e grossos. Com essa máquina, sua costura criativa, patchwork e quilting ganharão forma mais rápida, encantando seus clientes. Veja as principais características da CS6000XLDV:

Modelo Autovolt (110v ou 220v);
Velocidade de até 750 ppm;
60 pontos decorativos com 7 tipos de casa de botão de 1 passo;
Botão Start/Stop;
Controle de velocidade (funciona com ou sem pedal);
Painel de operação em LCD e Iluminação em LED;
Ponto caseado para Patchwork;
10 calcadores inclusos;
Regulagem de largura e comprimento de ponto pelo painel;
Acessórios para Quilt e Patchwork.

CS6000XLDV

Soluções Brother

Sejam scanners profissionais, impressoras multifuncionais laser ou tanque de tinta, coloridas ou monocromáticas, a Brother oferece equipamentos para todas as demandas. Além disso, o processo de fabricação, manutenção e suprimentos são sustentáveis, visto que nosso comprometimento ambiental é uma das nossas maiores políticas como empresa. Ou seja, se você precisa de soluções econômicas, eco-friendly e eficientes, certamente teremos a máquina certa para seu negócio:

Para pequenos grupos de trabalho, conheça a multifuncional DCP-B7520DW

Ideal para uso individual, home office e pequenos grupos de trabalho. De operação econômica, seus suprimentos - Toner Benefit - possuem rendimento de até 2.600 páginas por reposição, reduzindo significativamente o custo a longo prazo. Além disso, o equipamento é perfeito para quem busca produtividade, pois oferece agilidade de até 34 ppm, bandeja de capacidade para 250 folhas e ciclo mensal recomendado de até 15 mil páginas. É possível utilizar rede cabeada, cabo USB, conexão Wireless e Wi-Fi Direct para comunicação sem fio com dispositivos móveis.

Para grandes grupos de trabalho, conheça a multifuncional DCP-L5652DN

Quanto maior a demanda, mais recursos necessários em seus equipamentos. Caso contrário, a sobrecarga e uso que excede o ciclo mensal recomendado pode danificar a máquina e o barato sai mais caro no final. Pensando nisso, a multifuncional DCP-L5652DN é ideal para grandes grupos que necessitam de um alto volume de impressões, digitalizações e cópias de alta qualidade e agilidade. Com velocidade de até 40 ppm, a produtividade é garantida, assim como a economia, devido à compatibilidade com toners de altíssimo rendimento (até 12 mil páginas).

Para grupos de trabalho com alta demanda de digitalização, conheça o scanner ADS-3600W

O scanner de mesa ideal para simplificar o processo de digitalização de documentos de diversos formatos (desde cartão de visita até 21,5 x 35,5 cm). O equipamento possui recursos de otimização de imagem integradas, possibilidade de edição de PDF e programas de gerenciamento de documentos de escritório. Além disso, com a integração BSI (Brother Solutions Interface), seus desenvolvedores podem criar soluções personalizadas para adequar o funcionamento da máquina de acordo com as demandas do seu escritório.

Invista em qualidade para o melhor fluxo de documentação!

Nossas soluções profissionais são perfeitas para companhias que buscam por operações sem atritos, resultados em altíssima qualidade e manutenção econômica. Por isso, avalie o custo x benefício do mercado e faça escolhas pensadas a longo prazo. Saiba mais sobre nossas impressoras e scanners corporativos e mantenha sua empresa em dia com as tendências do futuro!

Impressoras multifuncionais: o futuro para a documentação corporativa

Índice

O que o futuro reserva à documentação corporativa

A migração dos documentos físicos ao digital

Imprimir é necessário e mais sustentável do que nunca

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