Todos os anos, as escolas recebem novos grupos de alunos; cada um deles gerando uma série de documentos, que precisam ser processados, arquivados corretamente e recuperados facilmente. Imagine como deve ser desafiador para grande parte das instituições brasileiras, que possuem salas de aulas lotadas.
Mas, pensando em melhorar os processos de documentação, ganhar agilidade, economia de tempo e dinheiro, o MEC publicou a portaria 315, exigindo a digitalização de documentos escolares. Confira abaixo alguns deles.
Além dos arquivos dos alunos, o próprio funcionamento da escola também depende de diversas documentações para organizar as demandas de funcionários, professores e serviços de manutenção. Vamos a alguns exemplos dessas papeladas:
Registro de presença de aluno: importante para ter conhecimento da frequência em que o aluno está indo às aulas e da quantidade de faltas que ele teve ao longo dos meses. Boletim: mostra todas as notas que o aluno tem em provas e atividades durante os meses (bimestre ou trimestre), sendo entregues sempre antes das férias escolares. Planejamento dos professores anual: ajuda na organização dos conteúdos que devem ser aplicados pelos professores durante o ano. Relatório para os pais sobre desempenho dos alunos: para os pais terem conhecimento do desenvolvimento de seu filho na escola, os professores produzem relatórios para apresentar normalmente antes das férias. Registros administrativos: esses documentos guardam informações de todos os funcionários da escola, assim como as admissões, registro de horário e frequência, por exemplo. Acompanhamento de equipamentos da escola: esse documento possui todas as informações sobre os bens materiais da escola, no qual pode-se registrar quando foi adquirido, se apresenta algum problema e registro de troca.
O Ministério da Educação (MEC) está sempre se atualizando e aplicando novas exigências às instituições de ensino. Em 2018, o MEC instituiu a Portaria 315 que exige às instituições públicas e privadas migrem o seu acervo acadêmico para o digital.
Essa criação de um acervo digital permite que as escolas preservem as informações dos alunos e da instituição em um local seguro, com armazenamento correto, acesso controlado às documentações e políticas de segurança. Além de facilitar a solicitação de documentos, como: histórico escolar, comprovante de matrícula e grade curricular.
Com essas exigências de organização e segurança, essa atualização acompanhará a vida acadêmica do aluno de uma forma mais simples, facilitando até questões de acessibilidade e ressaltando a relevância das questões ecológicas.
Para se adequar às exigências do MEC e poder organizar o seu acervo de documentos, as escolas que possuem um considerável número de alunos devem investir em um scanner profissional para a digitalização de altos volumes de documentos. A Brother possui o Scanner de Mesa Corporativo - ADS 2800W com recursos produtivos que ajudam a simplificar a forma como os documentos são processados. É uma máquina ideal para o uso em escolas com altas demandas de documentos, confira algumas vantagens:
O scanner possui conexões sem fio e via cabo compatível para conectar com múltiplos computadores, o que atende plenamente à secretarias escolares que precisam digitalizar documentos;
A máquina permite que se faça digitalizações de documentos diretamente para diversos aplicativos na nuvem como GOOGLE DRIVE ™, EVERNOTE®, BOX. O documento não precisa necessariamente estar no computador, podendo ser acessado de qualquer lugar;
Segurança corporativa (802.1x), autenticação de usuário de rede e pesquisa de endereços de e-mail corporativos via Active Directory (incluindo LDAP), garantindo a privacidade dos documentos dos alunos;
Digitalização contínua, alinhamento automático do alimentador, ignorar páginas em branco, digitalização de ID (documentos de identidade) e perfis de digitalização, garantindo mais agilidade e alta resolução para manter a qualidade da documentação no ambiente digital.
Os documentos digitalizados facilitam a organização das escolas, oferecem segurança de privacidade e ajudam os alunos a solicitarem documentos. É muito mais fácil encontrar todos os documentos em um só lugar. Por isso, é importante investir em um scanner profissional para ter eficiência diante do alto volume, automatizar processos e assegurar que o conteúdo esteja em alta qualidade no ambiente digital.
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