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Tudo o que você precisa saber sobre scanner de documentos

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Scanner é todo aquele equipamento que faz a leitura de algum registro físico e transfere o conteúdo para o ambiente digital. Com o avanço da tecnologia, porém, o dispositivo ganhou novos recursos que otimizam a gestão de documentos. Essas funcionalidades variam de modelo para modelo, além do tipo de máquina disponível no mercado: de mesa ou portátil. Para entender mais sobre essas características e qual a melhor opção para sua realidade, continue conosco!
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Por que investir em um scanner de documentos?
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Características do scanner de documentos
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Casos de uso muito comuns de scanners
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Scanner Brother ideal para suas necessidades
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Por que investir em um scanner de documentos?

Para entender o motivo, primeiro é necessário compreender a importância da digitalização de documentos. Em um mundo cada vez mais virtual e com a necessidade ambiental de redução de produtos físicos - como o papel - transferir o máximo de conteúdo possível para os dispositivos é uma prática fundamental, além de trazer diversos benefícios aos usuários, como:

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  • Liberação de espaço físico:
    seja em casa ou no escritório, pastas e papéis podem ser transferidos e centralizados em arquivos digitais.

 

  • Economia de tinta e papel:
    quanto mais documentos digitalizados, mais tarefas serão feitas no computador e, consequentemente, o número de impressões será reduzido, porque a resolução de boa parte dos problemas será feita digitalmente.


  • Acessibilidade e segurança:
    ao centralizar os arquivos em ambiente digital, fica mais fácil o acesso por meio de múltiplos computadores. Além disso, é possível criptografar os documentos para que apenas pessoal autorizado possa visualizar.


  • Gestão facilitada:
    a busca pelo documento desejado é feita ao digitar a palavra-chave - para isso, porém, é fundamental uma boa organização no arquivamento. Inclusive, alguns scanners possuem softwares de categorização automática para auxiliar na tarefa.

Compensa ter um scanner dedicado para digitalizar documentos?

É normal que os usuários se perguntem, a princípio, se realmente precisam de um scanner de documentos, afinal, a tarefa pode ser feita pela câmera do celular ou por meio de impressoras multifuncionais. A verdade é que, se a frequência e o volume de arquivos forem baixos, as outras opções podem ser suficientes. Mas a partir do momento que agilidade, alta resolução e tecnologia aprimorada são exigências, então é necessário investir no equipamento. 

Para entender melhor as três possibilidades de digitalização de documentos e qual a opção mais indicada para cada caso de uso, confira a tabela abaixo:

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Lembrando que, dentro das possibilidades em scanners, existem desde opções mais simples - ideais para profissionais em home office e pequenas empresas, por exemplo - até as mais robustas, indicadas para alta frequência de uso. Inclusive, o equipamento pode entrar em projetos de outsourcing, em que ele recebe configurações personalizadas para atender à corporação.

Benefícios de um scanner de documentos

Se você concluiu que realmente precisa de um equipamento exclusivo para a digitalização de documentos, então saiba que, dependendo do modelo, será possível desfrutar de alguns recursos diferenciados. Veja alguns exemplos: 

Para entender melhor as três possibilidades de digitalização de documentos e qual a opção mais indicada para cada caso de uso, confira a tabela abaixo:

 

  • Captura, edição e pesquisa de texto: a alta resolução do documento digitalizado permite o reconhecimento de letras e símbolos para facilitar a busca.

 

  • Recursos de arquivamento eficientes: scanners para projetos de outsourcing possuem uma gama de softwares que automatizam processos e os tornam mais seguros.

 

  • Excelência em resolução: além de textos legíveis, há recursos de tratamento de imagens e possibilidade de remover cor do fundo e/ou marca de perfuração.

 

  • Tamanho e gramaturas diferentes no mesmo arquivo: além da ampliação de formatos, alguns scanners reconhecem bordas automaticamente.

 

  • Velocidade: a operação em si é rápida, e é possível otimizar ainda mais o tempo com digitalização frente e verso automática e alimentador de folhas também automático.

 

  • Interface intuitiva: os scanners possuem display LCD para dar comandos diretamente no equipamento e, dependendo do modelo, é possível configurar a interface.

 

  • Durabilidade: usar uma multifuncional para altos volumes de digitalização pode comprometer seu funcionamento, pois ela não é projetada para isso - já o scanner, sim.
Scanner

Características do scanner de documentos

Primeiramente, é importante entender que um scanner é um equipamento de digitalização geral. Ou seja, existem scanners automotivos, que fazem um “check up” no carro para visualizar o que há de errado; scanner de código de barras, para validar algum produto; e o de documentos, que transfere textos e imagens ao ambiente digital - e é deste que falaremos a seguir.

Embora a principal função de um scanner de documentos seja digitalizar textos e imagens de forma rápida e com alta resolução, muitos modelos possuem recursos avançados, a fim de gerar segurança e agilidade. O que acontece é que, como o equipamento é muito usado em ambientes corporativos, é necessário que o acesso seja limitado para proteger informações confidenciais da empresa. Além disso, a velocidade em processos é cada vez mais cobrada, portanto, é fundamental que as ferramentas disponíveis sejam aliadas da operação sem ruídos.

Pensando nisso, existem muitas opções no mercado com softwares de gerenciamento de arquivos, configuração de acesso por usuário e automação de digitalização - inclusive, frente e verso. E não é só em aplicativos internos que os modelos se distinguem: o hardware também tem suas variações. Isso significa que, além de recursos tecnológicos, a estrutura do scanner em si pode variar entre portátil e de mesa.

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Entendendo o scanner portátil

Como o nome sugere, um scanner portátil é aquele que pode ser transportado dentro de uma maleta ou pasta, ideal para profissionais que atuam em constante deslocamento. Para que essa mobilidade seja possível, as principais características do equipamento são seu tamanho compacto e peso leve. Além disso, o funcionamento pode ser via conexão USB à tomada ou bateria de íons de lítio, aumentando a flexibilidade de locomoção.

Embora pequenos em tamanho, os scanners portáteis podem digitalizar até folhas A4 - as mais usuais no dia a dia. Por isso, são perfeitos, também, para uso doméstico, principalmente para quem não tem muito espaço em casa para acomodar equipamentos.

Em qualidade, scanners portáteis também não ficam para trás. A maioria deles digitaliza em resolução de até 600 x 600 dpi, o que garante excelente legibilidade. Além disso, sua usabilidade é simples, afinal, o equipamento é projetado justamente para tornar processos rápidos e práticos, independente de onde esteja.

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Entendendo o scanner de mesa

O scanner de mesa é um equipamento mais robusto e que possui mais recursos tecnológicos e de agilidade. Em resumo, como sua estrutura é maior, ele pode ser equipado com mais funcionalidades, além de entregar excelente qualidade na digitalização, inclusive, colorida.

Devido à sua versatilidade de funções, o scanner de mesa é mais comum em empresas, clínicas e ambiente escolar. Inclusive, existem opções compactas e, também, as mais pesadas, possibilitando escolher a solução ideal para o tamanho da companhia. Ou seja, do pequeno negócio a grandes corporações, haverá um modelo suficiente à demanda.

Para fins comparativos, um scanner de mesa pode ser equipado com softwares de processamento de imagem, navegação pela tela LCD customizável, digitalização frente e verso automática, entre outros. Além disso, sua velocidade pode chegar a até 100 páginas por minuto. Ou seja, é a solução para usuários com alta circulação de documentos.

Casos de uso muito comuns de scanners

A necessidade de investimento em tecnologia sempre será guiada pela necessidade do usuário, seu orçamento e seus objetivos. No entanto, tratando-se de um scanner de documentos, existem alguns setores que se destacam pela demanda, pois comumente possuem alta volumetria de papelada, além da forte demanda de digitalização de tarefas. Vamos conhecê-los!

Jurídico

Um escritório de advocacia, por menor que seja, sempre terá alta circulação de documentos - afinal, esse é o maior instrumento de provas para qualquer que seja o caso. Pensando em escalas ainda maiores, os Tribunais de Justiça do país estão em tarefa de informatização de processos.

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A migração foi regulamentada pela Lei do Processo Eletrônico (Lei 11.419/2006). Desde então, o Tribunal de Justiça de São Paulo é um dos que mais se destaca, com mais de 45% de processos digitalizados. Inclusive, o TJSP não recebe papeladas físicas desde 2015 e a meta é que, até 2026, 100% dos registros estejam em ambiente digital.

 

Embora o movimento seja naturalmente uma tendência, ele foi acelerado pela pandemia. Na época, muitas pessoas estavam com processos judiciais em andamento, mas não podiam mais visitar os fóruns. Por isso, ao centralizar os registros no digital, a acessibilidade foi ampliada, já que dispensa a necessidade de sair de casa para verificar a tramitação.

 

Pensando nisso, o scanner para digitalização de documentos se tornou ferramenta indispensável aos advogados, afinal, são muitos processos em papel que precisam de um equipamento robusto e rápido para que a migração aconteça. Veja as principais vantagens da solução para o setor jurídico:

 

  • Possibilita modernizar processos internos, reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e melhorar a gestão;
  • Meio para atender às exigências do Processo Judicial Eletrônico (PJE);
  • Acompanhamento da transformação digital através da automação e digitalização dos processos internos;
  • Criação de um processo interno 100% digital para a elaboração, revisão, aprovação, colaboração e distribuição dos casos produzidos;
  • Gerenciamento dos documentos digitais recebidos e produzidos.

 

Educação

As secretarias escolares também são responsáveis por uma grande circulação de documentos: desde os pedagógicos, como boletins, passando pelos planos de aulas de cada professor, até os administrativos, como faturas, contratações, registro de equipamentos da instituição etc.

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Com essa alta demanda, o MEC iniciou o movimento de digitalização, a fim de reduzir a papelada que circula nas escolas. O primeiro marco foi a Portaria 315/2018, que exigia o acervo acadêmico digital em 24 meses. No entanto, o prazo acabou sendo prorrogado para 48 com a Portaria 332, de 2020. Mais tarde, houve uma nova definição de data com a Portaria 320/2022, que é a que está em vigor atualmente.

 

A Portaria 320 estabelece a proibição de emissão de documentos físicos por instituições de ensino superior a partir de 1º de agosto de 2022. Assim, todos os novos registros devem ser elaborados, mantidos e acessíveis em ambiente digital - inclusive, o diploma. Simultaneamente, os arquivos antigos devem ser informatizados, a fim de centralizar a vida acadêmica de cada aluno em portais eletrônicos.

 

Além dos registros acadêmicos, ter um scanner profissional na secretaria escolar - independente do nível de ensino - é fundamental para a digitalização de atividades. Ou seja, professores que desejam arquivar provas, trabalhos e tarefas de alunos podem aproveitar a ferramenta. Por isso, a solução pode oferecer inúmeros benefícios à instituição, como:

 

  • Implantação definitiva do Acervo Acadêmico Digital;
  • Modernização de processos internos, facilitando o acesso aos documentos;
  • Redução de custos de impressão de documentos;
  • Aumento da eficiência operacional e melhoria na gestão;
  • Facilidade de acesso às informações pelos próprios alunos e/ou responsáveis;
  • Novas formas de relacionamento com os alunos;
  • Necessidade de atender à Portaria 360/2022 publicada no 19/05/2022.

Saúde

Se, na educação, o histórico do aluno é registrado nos documentos acadêmicos, no setor da saúde, todas as condições e evoluções clínicas são centralizadas em prontuários. São exames, imagens e anotações que mostram em detalhes a situação de cada paciente, facilitando a gestão do sistema e acompanhamento médico.

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Pensando em acessibilidade e melhor interpretação de registros, o prontuário eletrônico começou a ser implantado. Assim, se um paciente precisa mudar de médico, por exemplo, é mais fácil transferir as informações ao novo profissional, que poderá seguir com os cuidados específicos com mais precisão.

 

Diante dessa possibilidade, a Lei nº 13.787 de 2018 foi um marco no setor de saúde, pois dispensou a obrigatoriedade de manter os documentos físicos guardados em acervo. Em outras palavras, hospitais e clínicas obtiveram permissão para substituir todos os registros em papel por prontuários eletrônicos. 

 

Para centralizar o histórico dos pacientes em ambiente digital, então, os scanners se tornaram indispensáveis para que nenhuma informação clínica fosse perdida. Com eles, o setor da saúde pode desfrutar vantagens, como:

 

  • Automação de processos internos para implantar e atualizar os prontuários eletrônicos;
  • Digitalização de todos os documentos legados (arquivados) e novos; 
  • Classificação e armazenamento de documentos eletrônicos;
  • Disponibilização dos documentos para consulta;
  • Gestão de temporalidade dos documentos;
  • Assinatura eletrônica dos documentos.

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Scanner Brother ideal para suas necessidades

Dos mais básicos aos disponíveis para grandes projetos de outsourcing, a Brother tem a solução para sua necessidade! Para encontrar a melhor opção para o seu dia a dia, separamos os produtos em três categorias: linha portátil, linha compacta e linha corporativa. Veja os detalhes de cada.

Conheça a Brother BM2800 

O modelo mecânico da Brother é ideal para quem prefere a simplicidade de manuseio e resultados precisos.  Ela é leve e facilmente transportável. Com ela, é possível criar peças, fazer costuras gerais, reparos de roupas, bolsas, entre outros. Veja as principais características da BM2800:

 

  • Velocidade de até 800 pontos por minuto;

  • 27 pontos, dos mais básicos aos decorativos para patchwork

  • Consertos em geral, zíper

  • Várias camadas de tecidos, quilt, com 63 funções;

  • Caseador automático de 1 passo;

  • Iluminação da área de costura (LED);

  • Braço livre para costura de peças tubulares;

  • 6 calcadores inclusos além de outros acessório especiais;

  • Passador avançado de linha na agulha;

  • Controle de largura e comprimento do ponto.

 

BM2800

 

Conheça a Brother CS6000XLDV

Modelo computadorizado que conta com estrutura interna reforçada de metal para desenvolver qualquer tipo de trabalho com tecidos finos e grossos. Com essa máquina, sua costura criativa, patchwork e quilting ganharão forma mais rápida, encantando seus clientes. Veja as principais características da CS6000XLDV:

 

  • Modelo Autovolt (110v ou 220v);

  • Velocidade de até 750 ppm;

  • 60 pontos decorativos com 7 tipos de casa de botão de 1 passo;

  • Botão Start/Stop;

  • Controle de velocidade (funciona com ou sem pedal);

  • Painel de operação em LCD e Iluminação em LED;

  • Ponto caseado para Patchwork;

  • 10 calcadores inclusos;

  • Regulagem de largura e comprimento de ponto pelo painel;

  • Acessórios para Quilt e Patchwork.

 

CS6000XLDV

 

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Scanners Portáteis

Os scanners portáteis da Brother fazem jus ao aspecto mobilidade, pois são extremamente leves e compactos para acompanhar usuários que vivem em locomoção. Eles operam por meio de bateria de íons de lítio ou alimentação via USB. Além disso, eles possuem tecnologia para digitalizar documento com trajeto em “U”, ou seja, mesmo folhas A4 são suportadas, pois elas percorrem o equipamento para que o processo seja completo. 

Essa linha é muito indicada para uso doméstico e profissionais que atuam fora da sede do escritório, como vendedores externos, inspetores e investigadores de sinistro. Por isso, para que o uso profissional seja aprimorado, os scanners garantem agilidade de operação - até 15 páginas por minuto - além de alguns modelos possuírem conectividade Wi-Fi e recurso duplex, que é a digitalização frente e verso automática.

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Scanners Compactos

Os scanners compactos da Brother são indicados para que sejam mantidos em local fixo. No entanto, eles ocupam pouquíssimo espaço, afinal, como o nome sugere, possuem tamanho reduzido: 30cm x 8,4cm x 10,4 cm. Por isso, são ideais para escritórios privativos, profissionais em home office e até clínicas médicas de pequeno porte. 

Em tecnologia, são excelentes para um público mais exigente e de rotina agitada. A digitalização duplex pode chegar a até 50 páginas por minuto e a resolução dos documentos atinge 600 x 600 dpi, garantindo alta qualidade e legibilidade. Além disso, os equipamentos possuem ADF - alimentador automático de folhas - para até 20 folhas.

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Scanners de Mesa

Os scanners de mesa da Brother são os mais robustos e tecnológicos. Por isso, a solução é a ideal para grandes companhias que possuem múltiplos usuários dividindo a mesma máquina. E para que essa demanda seja atendida, os equipamentos da linha possuem ADF para até 100 folhas, atingem velocidade de até 120 imagens por minuto e possuem conectividade USB, Wireless e Ethernet - tudo isso pensando na rotina agitada de escritórios.

Em caso de grupos de trabalho muito volumosos e repartições públicas, as soluções Brother ainda podem ser usadas para projetos de outsourcing, em que os parceiros de revenda dos produtos prestam um serviço que é como um “aluguel”, com acompanhamento especializado para guiar o uso da máquina durante o contrato. Ou seja, as Light Solutions - um conjunto de softwares de gestão, segurança e edição - são selecionadas e ajustadas à usabilidade da corporação, garantindo uma experiência otimizada.

Seu scanner de documentos Brother te espera!

Avalie seu cenário atual para entender qual é sua demanda de digitalização. Com volumetria e recursos mapeados, sua decisão fica mais fácil. E não se esqueça: a Brother está ao seu lado para encontrar a melhor opção de scanner!