Relatório de prestação de serviço manuscrito - Como evitar 7 problemas

Contar com uma ordem de serviço (OS) bem estruturada é fundamental para quem oferece serviços externos. Esse é um documento muito importante, que tem a finalidade de centralizar as informações da operação e relatar todos os processos, desde o pedido do cliente até a execução do serviço, permitindo que os funcionários da sede fixa e os profissionais em atendimento estejam de comum acordo sobre a operação.

Produzir relatórios de atendimento é importante na esfera profissional, portanto, o conteúdo deve ser bem elaborado, padronizado e de interpretação comum a todos, mostrando o profissionalismo. Pensando nisso, relatórios e ordens de serviço não são mais produzidas de forma manuscrita - ou, pelo menos, não deveriam ser. Você sabe o motivo?

7 problemas comuns em relatórios manuscritos

Modelo de relatório despadronizado: isso faz com que a empresa fique mais suscetível ao erro, já que os funcionários farão documentos do jeito que julgarem melhor, o que pode causar desordem nas informações, além de fazer com que os responsáveis pelo setor percam muito tempo conferindo dados.

Erros de ortografia e gramaticais: na correria do dia a dia, é comum que erros gramaticais e de ortografia apareçam em relatórios de prestação de serviços manuscritos, o que pode dificultar o entendimento do documento.

Preenchimento de campo errado: mesmo preenchendo o documento várias vezes ao dia, algumas falhas acontecem na hora da inserção de conteúdo, como colocar informações no local errado ou acabar pulando alguns campos.

Falta de demonstração de profissionalismo: além dos problemas ocasionados pelo preenchimento à mão dos documentos, a prática pode causar a impressão de falta de profissionalismo frente aos clientes, ocasionando, por consequência, menos confiança em relação à empresa.

Caligrafia ilegível: as pessoas possuem suas próprias caligrafias, e muitas vezes, o que é entendível pela pessoa que escreveu pode não ser para a pessoa que vai receber o documento, dificultando a leitura das ordens de serviço.

Tempo de escrita mais demorado: não é novidade que a escrita à mão é mais demorada que a em um computador, e em um mundo cada vez mais agitado, a agilidade do serviço é fundamental.

Edição complicada em caso de erros: caso haja algum erro na escrita de um documento feito à mão, a correção desse deslize será difícil de ser feita, gerando rasuras no documento ou, simplesmente, uma reelaboração do zero.

Como evitar esses problemas?

A melhor forma de evitar erros nos documentos feitos durante a prestação de serviço é utilizar um dispositivo móvel, como notebook ou o próprio celular, para a elaboração. Esses equipamentos demonstram mais profissionalismo e contam com recursos como a correção automática.

Além da correção automática dos erros de digitação, os documentos produzidos nesses dispositivos são padronizados e ficam prontos com mais agilidade, afinal, os modelos podem ficar salvos para que o prestador de serviços edite apenas os detalhes de cada atendimento.

Digitação ok, mas e a impressão?

Para imprimir documentos e relatórios elaborados em dispositivos móveis, ao contrário do que muitos pensam, não é necessário ir até a empresa ou um papelaria para realizar a tarefa, porque é possível fazê-la através de uma impressora portátil.

Para os profissionais que fazem prestação de serviço, contar com um equipamento portátil é fundamental, afinal, ela permite que você imprima seus documentos de onde estiver, sem precisar se deslocar para outro lugar.

Impressão portátil com a Brother

Pensando na otimização do trabalho, as impressoras Pocket Jet da Brother são a solução ideal. Essa linha conta com duas impressoras térmicas portáteis (PJ763 e PJ773) que foram desenvolvidas pensando na agilidade e praticidade de quem precisa desses equipamentos para trabalhar.

Separamos algumas informações para você entender melhor porque essa impressora pode ser sua melhor amiga:

Impressão em até 8 ppm para agilizar seu atendimento;

Resolução máxima de 300 dpi, permitindo alta legibilidade e clareza do conteúdo;

Impressão térmica que dispensa o uso de cartuchos ou toners de tinta;

Possibilidade de conexão por USB e via Wi-Fi (na PJ773) ou por Bluetooth (na PJ763);

Tamanho compacto e com estojo para facilitar o transporte.

Use ferramentas para otimizar o atendimento!

Com o avanço da tecnologia, fazer relatórios manuscritos é uma prática ultrapassada. Por isso, demonstre profissionalismo e otimize sua rotina de prestação de serviço com equipamentos como notebook e smartphones, e não se esqueça das impressoras portáteis. Com o uso da Pocket Jet, sua produtividade vai disparar!