Relatório manuscrito: 7 problemas para evitar na prestação de serviços

Contar com uma ordem de serviço (OS) bem estruturada é fundamental para quem oferece serviços externos. Esse é um documento muito importante, que tem a finalidade de centralizar as informações da operação e relatar todos os processos, desde o pedido do cliente até a execução do serviço, permitindo que os funcionários da sede fixa e os profissionais em atendimento estejam de comum acordo sobre a operação.

Produzir relatórios de atendimento é importante na esfera profissional, portanto, o conteúdo deve ser bem elaborado, padronizado e de interpretação comum a todos, mostrando o profissionalismo. Pensando nisso, relatórios e ordens de serviço não são mais produzidas de forma manuscrita - ou, pelo menos, não deveriam ser. Você sabe o motivo?

7 problemas comuns de um relatório manuscrito

1. Modelo de relatório despadronizado
   Isso faz com que a empresa fique mais suscetível ao erro, já que os funcionários farão documentos do jeito que julgarem melhor, o que pode causar desordem nas informações, além de fazer com que os responsáveis pelo setor percam muito tempo conferindo dados.
   
   
   
2. Erros de ortografia e gramaticais
   Na correria do dia a dia, é comum que erros gramaticais e de ortografia apareçam em relatórios de prestação de serviços manuscritos, o que pode dificultar o entendimento do documento.
   
   
   
3. Preenchimento de campo errado
   Mesmo preenchendo o documento várias vezes ao dia, algumas falhas acontecem na hora da inserção de conteúdo, como colocar informações no local errado ou acabar pulando alguns campos.
   
   
   
4. Falta de demonstração de profissionalismo
   Além dos problemas ocasionados pelo preenchimento à mão dos documentos, a prática pode causar a impressão de falta de profissionalismo frente aos clientes, ocasionando, por consequência, menos confiança em relação à empresa.
   
   
   
5. Caligrafia ilegível
   As pessoas possuem suas próprias caligrafias, e muitas vezes, o que é entendível pela pessoa que escreveu pode não ser para a pessoa que vai receber o documento, dificultando a leitura das ordens de serviço.
   
   
6. Tempo de escrita mais demorado
   Não é novidade que a escrita à mão é mais demorada que a em um computador, e em um mundo cada vez mais agitado, a agilidade do serviço é fundamental.
   
   
   
7. Edição complicada em caso de erros
   Caso haja algum erro na escrita de um documento feito à mão, a correção desse deslize será difícil de ser feita, gerando rasuras no documento ou, simplesmente, uma reelaboração do zero.

Como evitar os problemas de um relatório manuscrito?

A melhor forma de evitar erros nos documentos feitos durante a prestação de serviço é utilizar um dispositivo móvel, como notebook ou o próprio celular, para a elaboração. Esses equipamentos demonstram mais profissionalismo e contam com recursos como a correção automática.

Além da correção automática dos erros de digitação, os documentos produzidos nesses dispositivos são padronizados e ficam prontos com mais agilidade, afinal, os modelos podem ficar salvos para que o prestador de serviços edite apenas os detalhes de cada atendimento.

Digitação ok, mas e a impressão do relatório?

Para imprimir documentos e relatórios elaborados em dispositivos móveis, ao contrário do que muitos pensam, não é necessário ir até a empresa ou um papelaria para realizar a tarefa, porque é possível fazê-la através de uma impressora portátil.

Para os profissionais que fazem prestação de serviço, contar com um equipamento portátil é fundamental, afinal, ela permite que você imprima seus documentos de onde estiver, sem precisar se deslocar para outro lugar.

Impressão portátil com a Brother

Pensando na otimização do trabalho, as impressoras Pocket Jet da Brother são a solução ideal. Essa linha conta com duas impressoras térmicas portáteis (PJ763 e PJ773) que foram desenvolvidas pensando na agilidade e praticidade de quem precisa desses equipamentos para trabalhar.

Separamos algumas informações para você entender melhor porque essa impressora pode ser sua melhor amiga:

Impressão em até 8 ppm para agilizar seu atendimento;

Resolução máxima de 300 dpi, permitindo alta legibilidade e clareza do conteúdo;

Impressão térmica que dispensa o uso de cartuchos ou toners de tinta;

Possibilidade de conexão por USB e via Wi-Fi (na PJ773) ou por Bluetooth (na PJ763);

Tamanho compacto e com estojo para facilitar o transporte.

Use ferramentas para otimizar o atendimento!

Com o avanço da tecnologia, fazer relatórios manuscritos é uma prática ultrapassada. Por isso, demonstre profissionalismo e otimize sua rotina de prestação de serviço com equipamentos como notebook e smartphones, e não se esqueça das impressoras portáteis. Com o uso da Pocket Jet, sua produtividade vai disparar!