4 dicas para organizar escritório de maneira funcional

Quando falamos em ambiente de trabalho, existem dois grandes desafios: desenvolver bem suas tarefas e manter o espaço profissional organizado. Geralmente, o segundo ponto acaba não sendo uma prioridade, embora seja extremamente importante.

O problema é que administrar grandes quantidades de papéis, livros e pastas, muitas vezes em espaços pequenos, não é tão simples e demanda tempo. Não importa se estamos falando de home office, mesa de escritório ou salas corporativas de grandes e pequenas empresas, arrumar o ambiente requer atenção. Mas nós vamos te ajudar a tornar essa rotina muito mais fácil!

Importância de organizar escritório

Viver em um ambiente organizado promove mais bem-estar e qualidade de vida. Com o trabalho, não é diferente. Além destes benefícios, um espaço bem arrumado melhora as condições de se concentrar e se desenvolver, trazendo benefícios como: 

Melhora na produtividade: com mesa e arquivamento de documentos bem arrumados, o profissional ganha mais tempo para encontrar o que precisa. Logo, também tem mais tempo para produzir o que precisa;

Promoção de saúde: deixar papéis e outros objetos acumulados e bagunçados causa acúmulo de poeira e eventuais insetos. Isso pode ocasionar alergias e outras doenças a longo prazo, além de estresse e desgaste mental;

Demonstração de profissionalismo: desorganização no ambiente externo reflete a desorganização do ambiente interno. Sendo assim, seu local de trabalho tem o poder de demonstrar sua postura enquanto profissional.

Como organizar o escritório?

A Organização Mundial de Saúde (OMS) define saúde como “um estado de completo bem-estar físico, mental e social”. Analisando essa definição, é possível dizer que o bem-estar vai muito além do corpo, como é comum pensarmos.

A saúde mental é conquistada através de práticas no dia a dia que nos tornem mais calmos e tranquilos. Viver e trabalhar em um ambiente organizado evita o estresse de não encontrar o que procura e acumular itens desnecessários, que já não agregam em nada.

Para organizar o escritório, é preciso apenas começar. Mas por onde? Veja o passo a passo a seguir e descubra:

1. Faça uma limpeza geral: limpeza não só no sentido de faxina, mas também nos itens acumulados. Reveja todos os papéis e analise o que pode ser descartado ou digitalizado e armazenado em outro dispositivo; 
   
   
2. Faça categorização dos itens: utilize pasta para organizar documentos por temas, por grau de importância ou pela frequência em que usa. Por exemplo: documentos, objetos de uso cotidiano e estoque de equipamentos;
   
   
3. Crie espaços para guardar itens por categoria: use organizadores horizontais ou verticais e prateleiras para depositar cada item de acordo com sua preferência de categorização;
   
   
4. Acomode os itens de acordo com as categorias: pense em qual local você vai alocar cada item pensando na facilidade de acesso no dia a dia.

Como manter a organização?

Organizar seu ambiente de trabalho é o primeiro passo. Mas, e depois? Como fazer para mantê-lo arrumado? Basta seguir uma estratégia simples: utilizar etiquetas impressas por rotuladores domésticos, que identificam arquivos e pastas e trazem mais sentido às categorizações.

As etiquetadoras e rotuladores domésticos padronizam os identificadores, além de possuírem fontes e símbolos variados para personalizar o conteúdo. Além disso, por ser possível criar etiquetas em poucos minutos, a economia de tempo é certa.

Ao etiquetar seus arquivos, fica muito mais fácil encontrar as categorias que você já criou justamente para facilitar o acesso. Tudo isso garante otimização e produtividade para sua rotina de trabalho, além de demonstrar profissionalismo.

Organize com praticidade!

Organizar o ambiente em que se trabalha promove saúde, bem estar e melhora a produtividade. Por isso, mantenha-se informado sobre as melhores práticas de arrumação e aplique-as no seu dia a dia pessoal e profissional!