Digitalizar documentos na empresa: por que adotar a prática?

Os processos corporativos nunca deixarão de existir, mas, com os constantes avanços da tecnologia, a organização só tende a se tornar mais descomplicada. Pensando nisso, digitalizar documentos é uma prática que, cada vez mais, faz parte da rotina empresarial e, com o home office, isso se tornou mais evidente, afinal, as companhias tiveram que se adaptar ao digital. Além disso, a tendência para o futuro é que o uso de papel seja cada vez menor.

Empresas que utilizam scanners e fazem impressões mais assertivas - ou seja, apenas dos documentos que realmente precisam de registros físicos - acabam se beneficiando e auxiliando em aspectos relacionados ao meio ambiente. Essa conscientização é uma urgência no cenário corporativo, pois:

5 vantagens de digitalizar documentos nas empresas:

Passar arquivos do papel para o ambiente digital possui diversos benefícios para as empresas. Veja por que investir em impressoras e scanners corporativos para a digitalização de documentos: 

1- Redução de gastos

Primeiramente, esse processo ajuda a reduzir gastos desnecessários. Trabalhar com cópias e impressões pode encarecer os custos da empresa, porque o consumo vai além do papel, utilizando recursos valiosos como tempo, eletricidade e mão de obra.

Isso não quer dizer que as impressões não sejam necessárias, mas é possível diminuí-las e utilizar a digitalização para otimizar processos através de um gerenciador de documentos virtual. 

2- Banco de dados mais organizado

Investir em um bom controle de dados, ou até mesmo um Big Data, certamente faz parte da estratégia de qualquer empresa que procura se destacar, já que a prática é um meio de promover crescimento e inteligência. 

Os bancos de dados precisam concentrar informações relevantes sobre diversos aspectos das empresas – clientes, funcionários, mercado, custos e etc. Mas é preciso que esses arquivos estejam organizados da maneira correta e disponíveis para consulta com facilidade. Com a digitalização, essa tarefa se torna mais prática, dispensando o uso de pastas físicas para guardá-las.

3- Preservação contra o tempo

Outro aspecto importante é assegurar que os documentos do negócio sejam preservados por muitos anos. Além do processo de deterioração causado pelo tempo e manuseio, você garante a segurança desses dados caso haja algum tipo de acidente com arquivos físicos.  Além disso, com a digitalização, você pode editar os arquivos e melhorar a legibilidade de antigos registros impressos.

4-  Mais acessibilidade

Já imaginou perder horas procurando um documento específico numa pilha de papel? Digitalizar os documentos promove muito mais facilidade de acesso aos arquivos para todo o time. 

As soluções tecnológicas permitem que documentos sejam armazenados em nuvem e compartilhados apenas com as equipes autorizadas. Com esse tipo de organização, é possível criar pastas específicas e segmentar os itens, mantendo tudo centralizado.

5- Sustentabilidade

Já imaginou quantas folhas consumimos ao longo do ano? A digitalização é um recurso que além de eternizar documentos, reduz em alguns casos o consumo de papel do seu negócio, ajudando a preservar o planeta. 

Por que um scanner para empresas é fundamental?

O scanner é fundamental para agilizar processos, registrar documentos digitalizados que requerem uma qualidade superior de resolução, sem contar com a capacidade de organizar  de forma segura todas as informações, seja no computador ou em nuvem.

Confira também: Dicas de gestão de compras para escolher o melhor scanner de mesa.

Como escolher um bom scanner para empresas?

Agora que você conhece os benefícios da digitalização de documentos, chegou a hora de escolher o equipamento ideal.  Ao avaliar as opções, busque aquelas que ofereçam vantagens como:

Comunicação rápida, agilidade e velocidade na digitalização diária;

Captura de texto e possibilidade de edição;

Alta resolução;

Possibilidade de digitalização frente e verso automática (duplex);

Bandeja multiuso com capacidade ideal à sua demanda;

Equipamentos que suportem a espessura e medidas dos papéis que você costuma utilizar.

É pensando nas demandas corporativas que projetamos impressoras multifuncionais e scanners para empresas. O ADS-3600W Brother é o aliado ideal para as rotinas administrativas, porque oferece funcionalidades indispensáveis, como: 

Agilidade no processo de armazenamento dos arquivos: digitalização frente e verso de até 50 páginas por minuto e capacidade de digitalização diária de 5.000 folhas.

Conectividade: possibilidade de digitalização diretamente na tela touchscreen colorida de 3,7” de diferentes documentos para uma grande variedade de destinos, incluindo aplicativos de nuvem e dispositivos móveis através do aplicativo gratuito iPrint&Scan Brother. Suporta também as conexões USB, rede cabeada,  Wireless e leitor de cartões para autenticação de usuários por NFC permitindo maior segurança ao processo da empresa.

Facilidade: oferece aos médios e grandes grupos de trabalho recursos que ajudam a simplificar a forma como os documentos são capturados, processados e enviados. 

Praticidade: digitalização contínua de páginas ilimitadas em um único arquivo. 

Usabilidade: fácil navegação do dispositivo e atalhos para ajudar a simplificar as tarefas. Além disso, conta com um software de processamento de imagem que examina automaticamente os materiais digitalizados e aplica as configurações de correção de imagem adequadas para resultados de digitalização ideais.

Otimize sua rotina!

Digitalizar documentos é uma prática corporativa fundamental para a organização. Por isso, conte com um bom scanner e proteja seus arquivos.