Documentos digitalizados: dicas de organização de pastas virtuais

Você se livrou da sua papelada física digitalizando seus arquivos, mas deixou inúmeros ícones na área de trabalho do seu computador? Verdade seja dita: a organização em pastas digitais não é a tarefa mais agradável do mundo, porém, pode auxiliar suas tarefas do dia a dia. Além disso, ao filtrar seus documentos digitalizados, você mantém a memória do seu dispositivo livre, evitando que registros que não precisam de uma vida útil longa fiquem ocupando espaço no HD.

O hábito de organizar as pastas é essencial para as demandas pessoais e, principalmente, para as profissionais. Com locais bem definidos, é possível criar um padrão para que os arquivos compartilhados sejam facilmente acessados por qualquer membro da equipe. Além disso, a tendência digitalizar documentos permite adotar as tendências que mais crescem no setor corporativo: o home office e o regime híbrido. Então, para te ajudar a criar segmentações claras que otimizem a rotina do seu grupo de trabalho, acompanhe as dicas que separamos no artigo!

Benefícios de organizar seus documentos digitalizados

Antes de saber como dispor seus arquivos no computador, é importante deixar toda a equipe na mesma página do porquê adotar a prática de organização depois de utilizar suas impressoras e scanners corporativos. Por isso, separamos alguns benefícios de escanear e guardar documentos com padronização:

5 dicas para organizar seus documentos digitalizados

Para facilitar a tarefa de organização e ajudar a criar um padrão acessível, que tal botar em prática nossas dicas? Veja:

1. Segmente 

Armazenar todos os seus arquivos em um local só pode deixar a localização mais complicada. Por isso, faça pastas com divisão de assuntos, grau de relevância e tempo.

2. Nomeie arquivos e pastas adequadamente

Crie um padrão identificável e busque detalhar resumidamente alguns dados dos seus arquivos, como datas e versões. Uma dica é criar, em paralelo, um catálogo com a forma como os documentos são nomeados. Esse guia, além de manter toda a equipe dentro do contexto, é essencial para colaboradores recém contratados. 

3. Utilize dispositivos externos

Existem alguns documentos que são importantes, mas não são acessados diariamente. Para evitar confusão e liberar espaço do seu computador, a melhor opção é guardar esses arquivos em pen drives, cartão de memória ou HDs externos. 

4. Salve na nuvem

Se sua equipe trabalha remotamente, essa é, sem dúvida, a melhor alternativa. Além da possibilidade de seguir o mesmo padrão de organização (por pastas e nomes identificáveis), qualquer colaborador pode acessar os arquivos do seu dispositivo onde quer que esteja.

5. Deixe o visual agradável

Lembre-se: no seu computador, a forma mais fácil de dispor arquivos é aquela com a qual você se identifica. Então, tudo aquilo que não interfere na rotina da equipe deve ser organizado da maneira que você considera mais prática e visualmente agradável.

💡 Lembre-se: Se precisar de um documento novamente em mãos, basta contar com a agilidade de uma impressora laser.

E os arquivos físicos?

Nem sempre é possível fazer todas as tarefas no ambiente virtual. No entanto, se os papéis já estão assinados, guardados e ocupando espaço, é sinal de que está na hora de digitalizar documentos. Independentemente do tamanho do seu escritório, é indispensável manter seu ambiente de trabalho limpo, evitando pastas físicas e papeladas desnecessárias.

Para garantir que a digitalização seja de qualidade, é indispensável contar com um scanner profissional. O equipamento deve suportar suas demandas, assim, você pode escanear sem preocupações o volume de arquivos com o qual você costuma lidar com a certeza de que, mesmo no computador, terá um documento nítido, editável e de fácil acesso. 

Pensando nisso, o scanner ADS-2800W Brother é projetado para pequenos escritórios, perfeito para demandas de grupos de trabalhos menores, pois conta com recursos como:

Velocidade de 40 ppm;

Conexão USB, Wireless e Ethernet Gigabit;

Tela touchscreen colorida de 3,7";

Ciclo diário de 3.000 folhas;

Digitalização 2 faces de uma única vez;

Suporte para soluções embarcadas para otimizar processos de negócios.

Já o ADS-3600W Brother é ideal para uso coletivo em grandes corporações, oferecendo possibilidades como: 

Velocidade de 50 ppm;

Recursos de segurança avançados, conexão Ethernet, Wireless e NFC;

Ciclo diário de 5.000 folhas;

Digitalização 2 faces de uma única vez;

Suporte para soluções embarcadas para otimizar processos de negócios.

Otimize sua rotina com organização de documentos digitalizados

Depois de migrar seus arquivos físicos para o digital e organizar suas pastas, sua equipe agradecerá o momento dedicado para essa arrumação. Além disso, o fluxo de trabalho certamente irá fluir sem atritos e com muito mais praticidade.