Sem dúvidas, o segredo para o sucesso corporativo é a organização. Seja gerenciamento de tarefas, pessoal, definição de metodologias, entre outros aspectos operacionais, é fundamental manter os processos padronizados e muito bem controlados.
Além de todos os detalhes operacionais, uma boa gestão de documentos é indispensável para manter a rotina da empresa fluida. Sejam arquivos físicos e/ou digitais, o bom resultado só pode ser atingido quando o acesso à informação está disponível e fácil a todos os profissionais. Por isso, existem metodologias que auxiliam os gerentes a padronizar essa organização.
Não é à toa que a metodologia foi adotada em peso pelas companhias e representa boa parte da eficiência organizacional. Veja:
A gestão de documentos nada mais é do que a definição dos processos de criação, armazenamento e acesso aos registros corporativos. O objetivo é simplificar o uso de papéis, bem como digitalizar documentos para otimizar o espaço físico. Esse processo garante inúmeros benefícios às empresas, dentre eles:
Agilidade: uma das tarefas mais rotineiras do setor corporativo é a edição de documentos. Como são muitos profissionais que precisam dos registros, é indispensável que a metodologia de armazenamento esteja sob o conhecimento de todos, assim, o estresse de solicitação de acesso e espera pela liberação não acontecem.
Redução de custos e volume: quanto mais organização, menos necessidade de refazer um documento. Com essa possibilidade, o tempo é otimizado, bem como quantidade de cópias e custo com operações, afinal, os processos fluem, trazendo mais profissionalismo e produtividades à empresa.
Segurança: a gestão de documentos garante que os registros não sejam perdidos. Isso significa que os processos ficam salvos como provas legais, sendo uma forma de assegurar a empresa quanto a medidas tomadas, contratos etc. Além disso, a equipe também se beneficia quando precisa comprovar algum acontecimento.
Padronização: além de garantir que todos os profissionais estejam na mesma página sobre os processos de arquivamento de documentos, a padronização diz respeito, também, à uniformidade de formatação, linguagem utilizada, imagens ideais, entre outros elementos que podem compor os registros.
Organizar documentos necessita de processos bem fundamentados. Separamos algumas dicas para adotar entre a equipe:
1. Use tecnologia: a gestão eletrônica de documentos (GED) e o armazenamento em nuvem são tendências para empresas que utilizam documentos digitalizados. A prática, inclusive, otimiza o espaço físico do escritório, o que também auxilia na organização.
2. Padronize a rotina: todos os colaboradores devem conhecer as pastas de armazenamento, ter acesso às senhas e respeitar as políticas de uso de documentos estabelecidas pela empresa, a fim de garantir a segurança dos registros - principalmente, os sigilosos.
3. Mantenha os documentos atualizados: cada documento possui um tempo de “vida útil”. A maioria deles dura cerca de cinco anos e, passado esse prazo, o ideal é que sejam devidamente descartados para otimizar o espaço físico ou digital.
Caixas, pastas e estantes: para empresas que utilizam documentos impressos, é fundamental otimizar o espaço através de prateleiras suspensas e arquivos identificados e bem organizados.
Sistemas de armazenamento de documentos digitalizados: há quem ainda utilize CDs, DVDs e pen drives. No entanto, para ter mais segurança, o ideal é utilizar a nuvem, que facilita o acesso, edição em tempo real, além de salvamento automático.
Soluções embarcadas: equipamentos como impressoras e scanners corporativos possuem soluções que facilitam e agilizam seu uso, como o Custom UI, que permite adaptar a interface do usuário integrando logos, alterando ou escondendo funções, textos e imagens e flexibilizar o posicionamento dos ícones do touchscreen, além do Barcode Utility, que permite a separação dos documentos digitais, renomear o arquivo e mover o documento digital para uma pasta pré determinada com o uso de um QR Code.
Uma boa rotina de trabalho está diretamente ligada à agilidade e otimização da operação. Em relação aos documentos - sejam físicos ou digitais -, simplificar os processos de criação, armazenamento e manutenção são etapas muito importantes e, para isso, desenvolver uma boa gestão de documentos é fundamental.
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