Impressão confidencial: Como proteger dados empresariais sensíveis

Não é novidade que os dados são os bens mais valiosos das empresas, e que cuidar bem deles ganhou uma importância imensa nos últimos anos. Porém, mesmo investindo pesado em proteção digital, muitas organizações, sem querer, acabam não adotando medidas de impressão confidencial, arriscando o comprometimento de informações importantes.

Neste artigo, analisamos os riscos à proteção de dados na hora de imprimir no ambiente corporativo e apresentamos os principais recursos de segurança presentes nas impressoras e multifuncionais Brother. Boa leitura!

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• Riscos de segurança na impressão empresarial (e como evitá-los)
  
  • Risco 1: Documentos na bandeja de saída
  • Risco 2: Ameaças cibernéticas na rede
  • Risco 3: Vazamento de arquivos temporários
  • Risco 4: Exposição de informações na nuvem
  • Risco 5: Alterações nas configurações da impressora
• Como implementar políticas de impressão confidencial na empresa
• Conheça a funcionalidade de Impressão Segura da Brother

Riscos de segurança na impressão empresarial (e como evitá-los)

Apesar de parecerem inofensivas, as multifuncionais modernas são repletas de portas de entrada e saída para possíveis ameaças. Portanto, ignorar a segurança desses dispositivos pode resultar em ataques cibernéticos complexos e até mesmo vazamentos de dados.

A boa notícia é que, ao investir em equipamentos que oferecem recursos avançados de proteção, como a DCPB7650DW e a DCPL3560CDW da Brother, e configurá-los corretamente, fica muito mais fácil garantir a confidencialidade de informações valiosas.

Risco 1: Documentos na bandeja de saída

Um risco surpreendentemente comum é que os usuários esqueçam documentos confidenciais na bandeja da impressora por um determinado período, abrindo brechas para um vazamento de dados ou até espionagem corporativa.

Solução: Com o recurso impressão segura da DCP-B7650DW, o documento enviado fica guardado na memória da impressora e só é liberado quando o usuário digita um código PIN, usa um cartão NFC ou entra com o login e senha da sua rede corporativa.

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Risco 2: Ameaças cibernéticas na rede

As impressoras são como computadores conectados à sua rede. Portanto, se elas não estiverem bem protegidas, podem se tornar uma porta de entrada para que pessoas mal-intencionadas acessem sistemas ou dados confidenciais.

Solução: Para minimizar esse risco, é fundamental configurar medidas de segurança de alto nível, como a criptografia dos dados e o controle de acesso à rede com filtros de IP, além de atualizar constantemente o sistema operacional do equipamento para evitar defasagem.

Risco 3: Vazamento de arquivos temporários

Algumas multifuncionais guardam uma cópia temporária de tudo que é impresso, digitalizado ou copiado. Se essa memória não for limpa corretamente, as informações podem ser recuperadas por pessoas não autorizadas.

Solução: Antes de vender, doar ou descartar uma impressora, é fortemente recomendado restaurá-la para as configurações de fábrica, removendo todos os dados que foram armazenados ao longo do tempo.

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Risco 4: Exposição de informações na nuvem

Imprimir do seu smartphone, tablet ou diretamente de serviços na nuvem é super conveniente, porém, se as configurações de segurança não estiverem corretas, isso também pode abrir brechas para exposição de dados online.

Solução: Ao utilizar redes sem fio ou Wi-Fi Direct, configure autenticação (como WPA2-PSK ou WPA3-SAE) e criptografia para proteger a comunicação. Além disso, ao integrar a impressora com serviços de nuvem via Brother Web Connect, utilize senhas fortes e, se possível, autenticação multifator nas respectivas plataformas.

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Em ambientes corporativos que utilizam servidor proxy para acesso à internet, configure a impressora Brother para também usá-lo. Isso garante que todo o tráfego da impressora passe pelas barreiras de segurança da sua rede corporativa.

Risco 5: Alterações nas configurações da impressora

Sem controle de acesso às configurações do equipamento, usuários não autorizados podem alterar parâmetros críticos de segurança, desativar protocolos de proteção ou redirecionar dados de impressão, comprometendo a integridade do ambiente.

Solução: Diversas impressoras e multifuncionais Brother oferecem o recurso Secure Function Lock 3.0, que permite restringir o uso de certas funções para usuários ou grupos, exigindo autenticação para acesso às configurações do equipamento.

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Como implementar políticas de impressão confidencial na empresa

Embora as multifuncionais Brother ofereçam diversos recursos de segurança, a tecnologia por si só não pode garantir a proteção de dados. Paralelamente, é essencial que as empresas desenvolvam e implementem políticas claras de impressão confidencial e garantam que todos os colaboradores estejam cientes e as sigam. Confira algumas dicas:

• Estabeleça diretrizes sobre quais tipos de documentos podem ser impressos, por quem e em quais impressoras;
• Inclua regras para o descarte de documentos impressos, como trituradores de papel ou caixas de descarte seguro;
• Defina procedimentos para impressão de documentos confidenciais, enfatizando a necessidade de autenticação por PIN ou cartão NFC;
• Realize treinamentos regulares para educar os funcionários sobre os riscos da impressão desprotegida e as melhores práticas de segurança de dados;
• Incentive a cultura de "não deixar documentos impressos desacompanhados", evitando que sejam acessíveis às pessoas não autorizadas;
• Monitore os logs das impressoras para identificar padrões de uso incomuns ou tentativas de acesso não autorizado;
• Realize auditorias periódicas para garantir que as políticas de segurança estão sendo seguidas e que as configurações das impressoras estão otimizadas;
• Utilize softwares de gerenciamento de impressão para controlar e monitorar todas as impressoras da rede a partir de um único console. Isso facilita a aplicação de políticas de segurança, atualizações de firmware e a coleta de dados de uso.

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Conheça a funcionalidade de Impressão Segura da Brother

As impressoras e multifuncionais da Brother são desenvolvidas com total foco na proteção de dados. E a função de "Impressão Segura" presente em modelos como a DCP-B7650DW é um exemplo claro desse compromisso. Veja como ela funciona:

1. Ao enviar um documento a partir do computador, o usuário seleciona a opção "Impressão Segura" no driver da impressora e define uma senha PIN.
2. O documento é enviado para a impressora e armazenado temporariamente em sua memória. Ele não é impresso imediatamente.
3. O usuário deve se dirigir à impressora, acessar a pasta "Impressão Segura" no painel de controle e digitar o PIN que foi configurado.
4. Somente após a inserção correta do PIN, o documento é impresso.
5. Em seguida, os dados são automaticamente excluídos da memória da impressora, garantindo que não haja rastros digitais após a conclusão da tarefa. Se a impressora for desligada, os dados protegidos também são apagados.

Além disso, as impressoras e multifuncionais profissionais da Brother oferecem um conjunto robusto de recursos de segurança de dados para empresas, incluindo:

• Leitor de Cartão NFC Integrado: Permite a autenticação de usuários por meio de cartões NFC para liberação de trabalhos de impressão, oferecendo uma camada adicional de segurança e conveniência.
• Enterprise Security (802.1x): Suporte a padrões de segurança para autenticação de dispositivos, garantindo que apenas equipamentos autorizados se conectem à rede.
• Integração com Active Directory e LDAP: Facilita o gerenciamento centralizado de usuários e suas permissões de acesso às funções do equipamento, bloqueando o painel de controle até que o usuário se autentique.
• Secure Function Lock 3.0: Permite que os administradores restrinjam o acesso a certas funções da impressora a usuários específicos ou grupos, podendo exigir senha para o acesso a modos restritos.
• Criptografia (SSL/TLS, IPsec, SNMPv3): Suporta a criptografia de dados em trânsito pela rede, como informações de trabalhos de impressão, utilizando protocolos como SSL/TLS, IPsec e SNMPv3. Isso impede que os dados sejam lidos caso sejam interceptados.
• Relatórios de Log (Syslog): Permite a geração de relatórios de log para monitorar as atividades da impressora, o que é crucial para auditorias de segurança e para identificar comportamentos suspeitos.
• Filtragem de IP: Permite controlar quais endereços IP podem acessar a impressora pela rede, minimizando a superfície de ataque.

Esses recursos combinados tornam os equipamentos Brother uma excelente escolha para ambientes corporativos que buscam um alto nível de proteção de dados, em conformidade com as exigências de um mundo cada vez mais digital e preocupado com a privacidade.

Para saber mais sobre os modelos DCPB7650DW e a DCPL3560CDW ou encontrar opções mais adequadas às suas necessidades, acesse a Brother Store!