Para não interferir na rotina de trabalho da equipe, é fundamental que o escritório esteja equipado com recursos de alta tecnologia e velocidade. Pensando nisso, impressoras multifuncionais devem operar em potência máxima, evitando falhas, papel atolado e trocas constantes de suprimentos. Assim, todos os colaboradores se beneficiam de um equipamento sempre à disposição.
Além de uma compra de uma impressora que atenda à demanda da empresa, é fundamental, também, realizar a manutenção preventiva do equipamento. Assim, a garantia de que seu desempenho será duradouro é muito maior. Abaixo, traremos mais informações e dicas para otimizar o funcionamento das máquinas no escritório.
É muito comum confundir os termos manutenção e conserto. No entanto, o conceito é simples: a manutenção é o cuidado periódico para evitar o conserto de impressora. Isso significa que a prática visa, de tempos em tempos, limpar resíduos, lubrificar e regular o aparelho para que seu funcionamento esteja sempre adequado.
A manutenção de impressora preventiva evita problemas que, muitas vezes, acontecem com os equipamentos devido à falta de cuidado. Dentre eles, estão a demora de operação, atolamento de papel, manchas nas páginas e até corrosão de peças internas.
Se ainda restam dúvidas se realmente compensa a manutenção periódica a fim de evitar problemas futuros, a resposta é: sim, ela é indispensável. Além de garantir que o equipamento não apresente problemas, a prática oferece diversos benefícios aos usuários da impressora para escritório, como:
Economia: evitar problemas técnicos na impressora é uma prática muito mais barata do que acionar o conserto de impressoras para remediar algum dano;
Produtividade: as impressoras são equipamentos que acompanham diariamente a rotina dos colaboradores. Se elas apresentam problemas, interferem no fluxo de trabalho das equipes, atrasando entregas previstas;
Eficiência: a manutenção de impressora garante manter a operação em capacidade máxima e prolonga a vida útil do aparelho, evitando a urgência de novas aquisições em pouco espaço de tempo.
Como realizar a manutenção preventiva de impressoras?
Seja por um técnico ou pela empresa de outsourcing — em caso de companhias que optam pelo aluguel de impressora — a manutenção preventiva é feita com base em:
Limpeza: para que seja efetiva, o ideal é que o equipamento seja desmontado e as peças sejam limpas uma por vez. Assim, os riscos de que resíduos de tinta / toner e poeira se acumulem são eliminados, evitando danos nas impressoras.
Lubrificação: depois da limpeza, é necessário montar novamente a impressora. Para isso, algumas peças precisam ser lubrificadas para evitar atritos e danos na máquina.
Regulagem: após a montagem, cada peça deve ser regulada e calibrada de modo com que cada parte esteja em seu devido lugar.
Além da manutenção técnica, existem alguns hábitos diários que podem ser adotados pela equipe, a fim de manter o bom funcionamento do equipamento, como:
Não sobrecarregar a bandeja de papéis; Não desligar o equipamento diretamente da tomada - utilize sempre o botão liga/desliga; Evitar ligar e desligar a impressora várias vezes ao dia - é preferível mantê-la ativa durante todo o expediente de trabalho; Utilizar suprimentos originais SEMPRE.
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O famoso ditado “é melhor prevenir do que remediar” faz todo sentido quando o assunto é impressora para escritório. Ao evitar possíveis danos através da manutenção preventiva, o orçamento da empresa é poupado com assistência técnica e consertos urgentes que, certamente, teriam um valor bem elevado. Por isso, invista em cuidado e mantenha sua equipe informada sobre as melhores práticas para preservar o bom desempenho dos equipamentos da sua empresa!
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