Como fazer um relatório de não conformidade com profissionalismo?

O trabalho de manutenção de equipamentos em campo exige que alguns desafios e obstáculos sejam cruzados para que o processo seja concluído. Um deles é a documentação dos trabalhos realizados no equipamento.

Esse registro é essencial para garantir a prestação de serviço e comprovar tudo o que foi realizado na manutenção do equipamento. Entre os documentos essenciais feitos pelo técnico, está o relatório de não conformidade, que são as anotações das falhas encontradas na inspeção e que devem ser muito bem detalhadas, seguindo sempre um padrão.

Importância do relatório de não conformidade

O relatório de não conformidade, além de registrar falhas na inspeção, armazena o histórico de consertos e, também, dá sugestões de medidas de correção futuras para facilitar o trabalho do técnico de manutenção. Nele, é possível mapear e medir a qualidade dos processos, assim como corrigir desvios detectados. Seja em inspeções ou auditorias, ele é essencial para a garantia do serviço de campo.

O relatório de não conformidade, além de facilitar manutenções futuras, é essencial e promove benefícios aos profissionais e clientes. Dentre os principais, podemos citar:

Prolongamento da vida útil de equipamentos e máquinas: com o relatório de não conformidade, é possível identificar falhas e efetuar o reparo adequado. Assim, o problema é mapeado com precisão e a solução é assertiva, prolongando a vida útil do equipamento, que recebeu o cuidado correto.

Otimização do funcionamento das máquinas: com todas as falhas sanadas e o equipamento sem erros, ele trabalhará melhor e de forma mais rápida, assim, os processos feitos através dele serão entregues de forma mais ágil e com mais qualidade.

Economia: através do relatório de não conformidade, é possível que falhas sejam encontradas em seu início, assim, o equipamento não será prejudicado em níveis maiores, com isso, a economia com manutenção é muito maior.

Agilidade na tomada de ações: com a descoberta de erros e falhas precocemente, é possível já tomar medidas para inibir a propagação do erro e possível problema maior no equipamento.

Como elaborar um relatório de não conformidade?

No documento, são necessárias algumas informações importantes para que ele seja validado e possa ser utilizado de forma útil:

1. Checklist previamente mapeado: antes de realizar uma inspeção, é necessário que o técnico de manutenção saiba quais pontos precisam ser verificados, e isso pode ser feito através de um checklist padrão no equipamento.
   
2. Descrição da não conformidade: essa descrição precisa estar detalhada e até mesmo comprovada para garantir a credibilidade do relatório. Nela, também devem estar inseridos os principais itens para análise futura, como origem, a recorrência, causas e mais dados que o técnico de manutenção acredite ser necessário.
   
3. Descrição das ações tomadas: para garantir a manutenção, o relatório de não conformidade também precisa explicar quais ações foram tomadas, e se necessário, as ações corretivas indicadas.
   
   
4. Análise das ações tomadas: é necessário que, depois dos testes das medidas corretivas sugeridas, haja uma avaliação dos resultados obtidos com a correção e, então, a implementação e anexo da observação ao relatório. Com isso, futuras inspeções terão ciência do histórico.

Como apresentar o documento?

O que antes era um relatório manuscrito, agora é feito em planilhas, o que o deixa mais profissional e didático para todos os setores da empresa, proporcionando mais agilidade e também a garantia do seu histórico. É fundamental que o documento seja impresso, assim, várias cópias podem ser feitas e distribuídas entre os diversos profissionais de manutenção, mantendo todos na mesma página para tomada de ações mais rápidas sempre que necessário.

É imprescindível também que o relatório seja assinado, para que a sua credibilidade seja aumentada. Para isso, uma impressora portátil é a melhor solução, já que pode ser conectada ao dispositivo que teve o relatório criado, imprimir em A4 e ainda pode ser facilmente transportada, já que é leve e compacta.

Elabore seu relatório de não conformidade com profissionalismo e agilize resoluções

O relatório de não conformidade é essencial para garantir o pleno funcionamento de máquinas e equipamentos e, para fazê-lo, é necessário credibilidade e profissionalismo. 

Além disso, a sua impressão e assinatura são fundamentais, por isso, as impressoras térmicas portáteis são ideais para a função. Conheça mais sobre as vantagens desse pequeno e potente equipamento e saiba como ele te ajuda a conquistar o posicionamento de autoridade no assunto.