4 documentos essenciais para um técnico de manutenção

Um técnico de manutenção, além de fazer visitas frequentes a clientes e parceiros da empresa, ainda precisa documentar todo o processo da revisão e reparos de um equipamento.

Os documentos emitidos pelo técnico de manutenção devem ser impressos para seguir o padrão de qualidade das empresas, entregues ao cliente e assinados por ambas as partes. Mas afinal, quais são os registros fundamentais que os profissionais devem elaborar?

Importância de documentar visitas técnicas

A documentação do field service é essencial para garantir a qualidade do serviço e também comprovar que ele foi feito. Além de proporcionar mais segurança ao profissional e ao cliente, já que os papéis são assinados por ambas as partes, também têm a função de agilizar futuros serviços e manutenções no equipamento, assim como criar um histórico de vida dele.

Outro item importante é a agilidade que os documentos trazem no atendimento. Isso porque é possível criar planejamentos e, ao chegar no local da visita, já possuir um cronograma de operação, o que gera aproveitamento de tempo pelo profissional. 

4 documentos essenciais para um técnico de manutenção

Durante um field service, o profissional pode utilizar diversos tipos de documentos para efetivar o seu trabalho, cada um deles tem um propósito, seja antes, durante ou depois do serviço realizado, porém, todos eles têm a função de documentar a ação sobre determinado equipamento.

1. Ordem de serviço
Assim como o próprio nome diz, as ordens de serviço são expedidas para que determinado serviço seja realizado. Ou seja, quando um equipamento sofre com algum problema, o pedido de manutenção é documentado na ordem, que irá detalhar quais são as falhas, possíveis motivos para aquele mau funcionamento e diagnósticos.
   
   
2. Planos de manutenção
Os planos de manutenção são cronogramas de serviços, registros do equipamento e relatório das manutenções feitas ou planejadas, contando também com as manutenções preventivas. Ele serve como o histórico necessário para o profissional acompanhar a vida útil do equipamento. É por meio dele que o tempo é otimizado na visita, já que funciona como planejador do serviço que será prestado, com base em assistências passadas.
   
   
3. Itens de controle
São indicadores sobre o desempenho da manutenção frente ao equipamento. Nos itens, são mostrados em forma de gráfico a gestão feita para solucionar problemas, planos de ação e demais necessidades do controle da manutenção.
   
   
4. Relatório de manutenção
   O relatório de manutenção é um documento que mostra todos os procedimentos feitos pelo profissional na assistência técnica de um equipamento. Ou seja, é o detalhamento do serviço que foi feito na visita.
   
   

Boas práticas para um técnico de manutenção

Para documentar o serviço com assertividade e evitar falhas de comunicação, é importante se atentar a alguns detalhes no registro. Veja as melhores práticas:

Monte um histórico de manutenção: é essencial para que a empresa e os profissionais saibam sobre a vida útil daquele equipamento, analisando questões como problemas crônicos.

Sempre revise os dados: é primordial criar um documento sem erros, principalmente na descrição do equipamento, do serviço realizado e do cliente.

Siga o padrão de documentos da empresa: cada empresa conta com um padrão de desenvolvimento de documentos, assim como a linguagem técnica e outros itens, somente assim é possível que outros profissionais também entendam o que está descrito.

Descreva os serviços e faça observações pertinentes: os detalhes dão suporte a futuras manutenções e garantem ao cliente a qualidade do trabalho feito.

Evite preencher documentos manualmente: o padrão profissional exige que os documentos sejam impressos para maior confiabilidade. Para isso, uma impressora portátil pode auxiliar no trabalho.

Solicite assinatura: a assinatura deve ser feita no local da visita e assinada por ambos. Mais uma vez, as impressoras térmicas portáteis são essenciais e garantirão mais agilidade no processo de preenchimento e validação do documento no local de atendimento.

Aprimore sua visita técnica

Uma visita técnica tem o objetivo de facilitar as demandas do cliente, fazendo a manutenção dos equipamentos que ele utiliza no dia a dia. Além disso, é importante também facilitar o processo executado pelo profissional, e somente com a tecnologia é possível fazer isso. 

Nesse sentido, conheça mais sobre a solução que permite imprimir documentos do celular sem usar fio e saiba como o serviço a campo pode ser mais fácil e efetivo.