O que é um scanner com OCR PDF e qual a importância do recurso?

O processo de digitalização de documentos é um dos mais utilizados por empresas que necessitam transformar seus arquivos físicos em digitais, sejam eles em imagem ou PDF. Porém, apesar da facilidade proporcionada, a edição do conteúdo é impossibilitada nos formatos lidos pelo computador ou dispositivo móvel.

Para resolver essa situação, há tecnologias presentes no mercado, como o OCR PDF (Reconhecimento Óptico de Caracteres), item que é uma verdadeira transformação digital. Por isso, a hora de escolher o scanner para empresas, é necessário avaliar se ele é equipado com o recurso, que pode trazer inúmeros benefícios para a rotina de trabalho. 

O que é o OCR PDF em scanners?

A tecnologia OCR PDF tem a tarefa de identificar textos dos documentos que são digitalizados em PDF, dessa forma, os transformando em documentos que podem ter o conteúdo editado ou pesquisado. Isso significa que, ao digitalizar documentos, será possível redigir e encontrar com maior facilidade pontos-chave, sem a necessidade de alterar o documento original, que pode muitas vezes já nem existir mais em versões editáveis. 

O recurso é a solução ideal para corrigir erros, alterar informações que já não existem mais, modificar regras, proporcionar acessibilidade e o que mais necessitar na edição do documento. Além de ser uma tecnologia presente em inúmeros modelos de scanner, ela também pode ser encontrada em impressoras multifuncionais.

O reconhecimento do OCR PDF é confiável?

Com a tecnologia embarcada no recurso, todo documento digitalizado é tido como um documento de texto e, então, é feita uma análise do conteúdo e comparado seus caracteres com fontes já armazenadas no banco de dados, ou então, reconhecendo algumas características típicas do caractere. Assim, letras e símbolos são reconhecidos com base no banco de dados do OCR PDF, tornando-o, de fato, extremamente confiável.

A acessibilidade proporcionada pelo OCR PDF também é essencial para atender diversos públicos. Por exemplo, dentre as inúmeras possibilidades do recurso, é possível digitalizar documentos, copiar o conteúdo e enviá-lo a plataformas chamadas de “leitores de tela”, que são responsáveis por transcrever o conteúdo para que pessoas com deficiência visual possam ter acesso ao que está escrito.

5 vantagens do scanner com OCR PDF

1. Otimização de tempo: como o OCR PDF permite buscas por palavras específicas, os colaboradores têm maior facilidade na hora que precisarem encontrar informações-chave sem precisar ler o documento inteiro. Além disso, é capaz de processar grandes quantidades de informações em um curto espaço de tempo.
   
   
2. Atualização de informações: pode acontecer de alguns documentos digitalizados antigos - possuírem informações incompletas ou até mesmo ultrapassadas sobre a utilização de máquinas. Com o OCR PDF é possível editá-lo para manter as informações sempre atualizadas, garantindo a integridade da empresa.
   
   
3. Automação de processos: com o OCR PDF é possível digitalizar documentos e fazer a sua edição e, dessa forma, automatizar processos. Ou seja, mais uma vez, o tempo de operação é diminuído, já que não é necessário reescrever o que for necessário.
   
   
4. Segurança: como a entrada de dados é automática, o OCR PDF diminui os riscos de imprecisão e até perda de informações.
   
   
5. Facilidade de gestão: o OCR PDF pode ser integrado a outros sistemas de gestão de documentos, permitindo que a empresa organize e acesse informações importantes de maneira mais eficiente e efetiva.

Aplique tecnologia em sua empresa!

Acompanhar a transformação digital é essencial para utilizar de todas as tecnologias possíveis para aumento de produtividade na empresa. Fazer essa análise e trazer tudo que for conveniente para o bem-estar da empresa faz com que as tarefas sejam melhor aproveitados, clientes sejam melhor atendidos e os resultados venham cada vez com maior frequência.

O OCR PDF é uma destas tecnologias que, além de fazer tudo isso, ainda pode agregar em acessibilidade. Conheça outras tendências para o futuro corporativo da sua empresa!