A digitalização de documentos é uma tendência que vem crescendo, principalmente dentro das empresas. Essa atividade permite liberar espaço que diversas pastas ocupariam no armário, auxilia na administração de dados, devido à facilidade de ter tudo em um lugar só e facilita na assinatura e envio para terceiros. Além disso, o documento torna-se editável e com possibilidade de pesquisa, o que reduz o tempo gasto em futuras consultas.
Pensando nisso, vamos te mostrar neste artigo os benefícios de ter um scanner de mesa para agilizar os processos de digitalização em sua empresa.
Para empresas que lidam com altos volumes de documentos diariamente, como escritórios de advocacia, contabilidade e até hospitais e clínicas, que possuem solicitações de receitas para remédios e exames, é imprescindível ter um equipamento digitalizador potente, rápido e que garanta uma alta resolução no computador.
A solução mais profissional e totalmente direcionada ao ambiente corporativo, portanto, é um scanner de mesa Brother, que permite aderir às rotinas com demandas importantes além da possibilidade de personalizar funções de acordo com o uso - afinal, o dia a dia de um advogado é bem diferente de um médico, por exemplo. Inclusive, ao digitalizar documentos através de uma máquina completa, é possível ter mais garantia de segurança e proteção de dados por meio de softwares desenvolvidos especificamente para essas tarefas.
Mas como escolher o modelo ideal para seu negócio? Nós vamos te ajudar.
Na hora de escolher o scanner de mesa para sua empresa, é necessário, primeiramente, avaliar a rotina das equipes que utilizarão o equipamento para saber suas principais necessidades em digitalizar documentos. Sabendo qual a demanda da companhia, é chegada a hora de avaliar os seguintes aspectos dos produtos disponíveis:
Resolução: assegure-se de que o scanner reproduz documentos com qualidade em seu computador. A resolução óptica ideal é de 600 dpi (pontos por polegada);
Integração com outros softwares: é importante observar se o produto possui compatibilidade com softwares usuais na sua empresa;
Velocidade: para uma alta demanda de documentos, é necessário que o scanner seja rápido, podendo agilizar processos corporativos;
Capacidade de papéis na bandeja: o equipamento precisa comportar uma quantidade considerável de papéis, considerando seu volume diário de digitalização;
Funcionalidades adicionais: o scanner pode converter os caracteres de um documento escaneado em texto, com a ajuda da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Com ela, você poderá editar os seus textos usando algum aplicativo de edição de textos. Verifique também se o scanner oferece comodidades para o usuário como manipulação digital dos documentos, por exemplo, alinhamento, ajuste de brilho e ajuste de contraste automáticos.
Com o scanner profissional Brother ADS-4900W da Brother, sua empresa ganha mais produtividade e otimiza processos documentais com agilidade. Tudo isso porque a solução é equipada com recursos fundamentais para qualquer organização, como:
Com os documentos digitalizados, é possível criar pastas para eles e encontrá-los facilmente no computador, utilizando a caixa de pesquisa como atalho, por exemplo.
Também chamada de função duplex, digitaliza os dois lados da folha sem intervenção manual em uma única passada.
O scanner pode detectar detalhes de imagens e, através do software integrado, corrigir falhas e disponibilizar resultados em altíssima resolução.
O scanner possui OCR avançado, permitindo reconhecer caracteres e, assim, possibilitar a edição e pesquisa dos documentos digitalizados.
A digitalização pode ser feita com sucesso em uma ampla variedade de documentos e diversas gramaturas de papéis e plásticos, como cartões e recibos.
O scanner profissional de mesa Brother protege seus dados com recursos como Bloqueio Seguro de Funções e até autenticação de usuário de rede (dentre outros).
A BSI é uma plataforma exclusiva da Brother para clientes e parceiros de projetos de outsourcing. Com ela, é possível personalizar o software interno do scanner, programando os recursos de forma com que se adequem à aplicação da empresa.
Também exclusividade para clientes e parceiros de projetos de outsorcing, é um conjunto de aplicativos sem custo adicional que desbloqueiam funcionalidades avançadas - por exemplo, o Custom UI, que permite personalizar a interface do scanner.
Seja uma pequena ou grande corporação, todos possuem muitos documentos que precisam ser arquivados com qualidade e praticidade, para que possam ser consultados eventualmente e preservem as informações contidas neles. Conheça as soluções em scanner Brother e escolha o ideal para sua empresa.
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