Muitas lojas varejistas trabalham com cartões próprios e crediários para os seus clientes, e para isso, tirar cópias dos documentos pessoais é muito importante para realizar o cadastramento. Com a possibilidade de manter todos os dados em softwares, a prática é feita através de digitalizações e, por isso, um scanner portátil pode ser uma ótima opção.
Digitalizar documentos, além de facilitar o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma empresa, oferece diversas vantagens. Separamos alguns motivos para você escanear em sua loja varejista:
Economia de recursos: você já parou para pensar quanto você gasta com suprimentos como papel e tinta de impressora? Digitalizar documentos não requer esses gastos, além de permitir a automatização de algumas tarefas.
Economia de espaço: com o passar do tempo, as pilhas de documentos impressos só aumentam e acabam se tornando um problema para as empresas. A digitalização é a melhor forma de otimizar o espaço físico da empresa, permitindo uma melhor organização.
Maior segurança: a digitalização de documentos permite que você tenha total controle sobre quem pode ou não acessar seus arquivos de negócios, além de registrar todos os acessos, permitindo que eles possam ser consultados a qualquer momento. Com essa administração, é possível contar com uma maior segurança, tanto para a empresa quanto para os clientes, fornecedores e parceiros.
Agilidade nas buscas: com a digitalização, não é necessário procurar documentos em pilhas enormes de papel. É possível centralizar seus arquivos e dividi-los em pastas e categorias, agilizando a localização, uso e compartilhamento.
Acesso remoto: quando a empresa trabalha com algum tipo de drive, é possível ter acesso aos documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo maior flexibilidade para manipular arquivos simultaneamente mesmo longe do ambiente de trabalho.
Seja para digitalizar documentos dos clientes ou até mesmo da própria loja, ter um scanner em mãos é muito importante no comércio varejista, principalmente os portáteis, que são compactos e fáceis de serem manuseados. Separamos algumas dicas de como utilizar esses equipamentos:
Escanear documentos para abertura de cartão: como os scanners portáteis são compactos, é possível colocá-los em qualquer lugar, até mesmo na mesa de atendentes que realizam a abertura de cartões da loja, permitindo a digitalização dos documentos dos clientes.
Escanear documentos para crediário: com os scanners portáteis, é possível realizar a digitalização de documentos pessoais para abertura de crediário ou para a digitalização de comprovantes de pagamentos, otimizando a rotina de trabalho dos atendentes.
Escanear notas fiscais: as notas fiscais são muito importantes no momento da venda de um produto, tanto para a empresa quanto para o cliente, e guardar uma cópia desse documento na loja é fundamental. Porém, pensando na sustentabilidade e na facilidade de armazenamento, essas cópias podem ser substituídas pela digitalização.
Escanear pedidos: para manter o controle das vendas das lojas varejistas, contar com uma cópia dos pedidos é muito importante. Para manter a organização do espaço de trabalho e facilitar o processo de busca pelos documentos, a digitalização é a melhor opção.
Escanear documentos para garantias estendidas: muitas vezes, os clientes compram algum tipo de produto e pedem a garantia estendida dele, e caso o produto apresente algum defeito, é importante dar a melhor assistência. Para isso, escanear as notas fiscais e o documento do comprador é muito importante para que a loja possa dar andamento na troca ou reparo.
Com tantas opções de scanners presentes no mercado, é difícil saber qual a melhor opção para as suas necessidades. Para escolher o equipamento ideal, é importante ter em mente a utilidade que ele terá e as suas demandas, por isso, dê preferência aos seguintes recursos:
Portabilidade dos equipamentos: esses tipos de scanners são compactos e podem ser utilizados em qualquer ambiente.
Conectividade e compatibilidade: dependendo da necessidade da loja, é muito importante saber se a conexão é via wireless ou por meio de cabeamento, além de entender com quais tipos de sistemas operacionais o equipamento tem compatibilidade.
Alimentador automático: para manter o processo de digitalização mais automatizado, é importante buscar por scanners que possuem alimentador de folhas automático.
Alto rendimento: as lojas varejistas trabalham com uma alta quantidade de documentos, por isso, contar com um scanner que suporte o volume é fundamental.
Seja uma grande empresa ou uma loja varejista, trabalhar com documentos é muito comum. Por isso, é fundamental escolher o scanner ideal para operar com qualidade na sua loja.
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