Controle de acesso: importância e como aplicar em equipamentos Brother

Toda empresa possui informações confidenciais que precisam ser protegidas para que sua integridade não seja afetada. Por isso, a circulação de dados deve ser feita com segurança e possuir ferramentas de controle que garantam que apenas pessoas autorizadas tenham acesso.

As ferramentas de controle de acesso podem ser aplicadas a diversos equipamentos, como computadores, celulares, impressoras e scanners. Pensando nisso, as soluções corporativas Brother possuem recursos para assegurar empresas e profissionais.

O que é controle de acesso?

Controle de acesso é o meio que as empresas têm para supervisionar e administrar o fluxo de funcionários em determinados locais ou a gestão de documentos específicos. Em impressoras e scanners, seu uso é comum para liberar o acesso a arquivos confidenciais apenas para pessoas autorizadas, o que auxilia na organização e até evita eventuais desperdícios de papel e tinta, por exemplo.

Além disso, é indispensável o controle dos equipamentos para manter a segurança da empresa, uma vez que o acesso a documentos é limitado apenas a funcionários autorizados. Isso inibe ações que ponham em risco a confidencialidade das informações e vazamento de dados.

O controle pode ser feito por senhas, biometria ou tecnologia NFC, que funciona através da comunicação de dois dispositivos por aproximação, como reconhecimento de crachá.

As vantagens da tecnologia NFC (Comunicação por Campos Próximos) se destacaram principalmente após a pandemia da Covid-19, uma vez que o acesso é liberado sem que haja necessidade de contato físico.  Além disso, o recurso oferece agilidade para quem o utiliza, pois basta a aproximação para que o acesso seja liberado. 

Vantagens do controle de acesso em impressoras e scanners

Impressoras corporativas e scanners são equipamentos que recebem, diariamente, um alto fluxo de documentos - que podem ser confidenciais. Por isso, usar ferramentas de controle de acesso nesses equipamentos é essencial, garantindo segurança e vantagens como::

Apenas pessoas autorizadas acessam as informações: isso evita vazamento de dados e auxilia os gestores na administração do negócio de maneira mais segura;

Possibilidade de acesso sem contato: liberar acesso via NFC - sem precisar encostar em nada - além de ser mais prático, é higiênico;

Registro de atividade de uso dos equipamentos: o controle de acesso é a melhor prática para gestão de documentos, horários e datas em que os funcionários tiveram acesso a eles;

Preserva o equipamento por mais tempo: o uso desnecessário do equipamento reduz seu tempo de vida útil. Como impressoras e scanners têm ciclo de vida mensal, que são as quantidades de impressões e digitalizações que podem fazer sem se sobrecarregar, o controle de acesso limita o uso, evitando que o equipamento faça operações a mais do que o fabricante indica. 

Como a Brother possibilita o controle de acesso?

Alguns modelos de impressoras e scanners Brother possuem tecnologia NFC para leitura de crachás. O funcionamento acontece da seguinte forma: a máquina é programada previamente para liberar o acesso apenas a determinadas pessoas, que têm a permissão para uso assim que aproximam seu crachá ao equipamento.

Além disso, grandes empresas e repartições públicas costumam contratar o outsourcing de impressão, que nada mais é do que a terceirização dos equipamentos. Essa é uma ação atrativa para o negócio, uma vez que toda a parte de implementação da tecnologia, direcionamento estratégico para cada finalidade de uso, assim como adequação à quantidade de funcionários é feita pelo contratado.

Quando o outsourcing é com equipamentos Brother, são disponibilizadas as Light Solutions (de forma gratuita) - elas são um conjunto de softwares configurados de forma personalizada para as necessidades de cada empresa. Dentre a gama de aplicativos disponíveis, pode haver a seleção de programas específicos de controle de acesso.

Proteja sua empresa!

Implantar o controle de acesso é fundamental para toda empresa que busca integridade e segurança na gestão de documentos e na otimização de recursos. E a Brother une segurança e tecnologia na proteção de informações que as corporações necessitam. Saiba mais sobre as soluções!