5 dicas para otimizar o fluxo de documentos em empresas

Você já parou para pensar na quantidade de documentos que uma empresa lida todos os dias? São contratos, notas fiscais, documentos processuais e muitos outros papéis importantes. O fluxo de documentos dentro da empresa é altamente volumoso, e manter tudo isso organizado é essencial!

Hoje, vamos mostrar como criar um fluxo de documentos eficiente pode ajudar sua empresa a funcionar melhor e de forma mais rápida. Também compartilharemos dicas práticas para facilitar o acesso às informações importantes. Confira!

O que é fluxo de documentos e por que é importante?

O fluxo de documentos é uma espécie de caminho que o documento passa até chegar ao seu destino: o arquivamento. Este caminho é como uma vida, no qual ele percorrerá diversos setores da empresa, até que não seja mais necessária nenhuma análise.

A padronização dos processos da empresa é um dos principais motivos para se fazer o fluxo de documentos. Com isso, é possível alcançar diversos benefícios, como menor ocorrência de erros, melhor comunicação entre os colaboradores, economia de tempo e maior produtividade da equipe, que pode focar em tarefas mais essenciais para a empresa.

Outra vantagem da criação do fluxo é o arquivamento eletrônico, que pode ser feito de maneira facilitada quando já há organização. Isso colabora principalmente com o acesso de todos e a segurança de nunca perder aquele arquivo. Porém, vale lembrar que essa armazenagem também deve seguir padrões, como nomenclatura e distribuição de pastas bem definidas.

5 dicas de como estruturar o fluxo de documentos

Imagine que na sua empresa exista um setor de atendimento responsável por gerar o primeiro documento de contato com o cliente. Sem um fluxo determinado, esse documento pode acabar ficando parado já no primeiro ponto, o que prejudica o controle de informações da empresa e, consequentemente, seu crescimento organizado.

É essencial estabelecer um caminho correto para que o documento, como no exemplo citado, saia do setor de atendimento, chegue até o setor de pedidos, passe pelo financeiro e, uma vez processado, seja arquivado adequadamente. Para isso, considere as seguintes dicas:

1. Crie uma lista dos tipos de documentos digitalizados que a sua empresa trabalha: desde os documentos pessoais dos colaboradores até registros com prazo de validade mais curto, como um pedido de compra;
2. Identifique qual é a trajetória interna dos documentos digitalizados: mapeie qual é o caminho de cada tipo de documento listado dentro da empresa: de onde ele sai, por onde ele passa e como ele é finalizado;
3. Observe erros e ajustes que podem ser feitos: com a identificação do percurso do documento entre os setores, analise quais são os erros que acontecem no meio do caminho e também se há alguma solução para que eles deixem de acontecer;
4. Faça a classificação dos documentos digitalizados: com a lista dos documentos prontos, a trajetória traçada e os erros e melhorias analisados, você pode fazer a classificação de cada um deles, agrupando por data e tipo, assim, fica mais fácil rastreá-lo em uma busca futura;
5. Faça a automação do processo: é importante digitalizar documentos para mantê-los sempre seguros, acessíveis e de fácil rastreio dentro do sistema da empresa. Para isso, é necessário um scanner profissional que garanta agilidade e possa automatizar ao máximo a tarefa.

Tecnologia a favor do fluxo de documentos

Documentos bem organizados padronizam os processos da empresa e facilitam o acesso a eles. Com o auxílio de um scanner profissional, a destinação dos registros torna-se mais rápida e prática, pois os equipamentos geram arquivos em alta resolução, digitalizam frente e verso automaticamente e, se necessário, usam softwares para automatizar o envio às pastas, garantindo maior segurança no acesso às informações.

Após digitalizados, a organização dos arquivos digitais no sistema da empresa também necessita de alguns cuidados. Por isso, segmente em pastas para dividir bem cada tipo de documento, nomeie os arquivos corretamente, salve sempre na nuvem e mantenha o visual organizado para fácil acesso.

Estruture o fluxo de documentos com estratégia!

O fluxo de documentos não se trata apenas de organização, mas sim de uma padronização na empresa para que tudo flua de maneira correta e otimizada. Isso faz com que haja maior controle sobre a empresa e todos possam ter mais facilidade no trabalho, o que otimiza tempo e proporciona maior produtividade a todos. 

Para começar a padronização, estude mais sobre o fluxo de documentos e use um scanner da Brother para melhorar sua empresa, criando uma organização eficiente e aumentando a produtividade!