3 segmentos que precisam de um scanner para arquivamento eletrônico

Falar sobre empresas é falar sobre constantes transformações. O mundo corporativo evolui rapidamente, buscando sempre mais tecnologia, inovação e otimização de processos.

Dentre as principais mudanças, a transformação digital é uma das que mais se destaca. Com o avanço das ferramentas, centralizar tomada de ações e documentos em dispositivos como computadores e smartphones se tornou rotina das organizações. Como benefício, o setor garante mais controle sobre processos, além de colaborar com a sustentabilidade. Mas será que a digitalização é aplicável a todos os segmentos de negócio?

Importância do scanner para arquivamento eletrônico

Que a digitalização de documentos é fundamental, todo gestor de empresa já sabe. O que, muitas vezes, pode gerar dúvida é o equipamento ideal para realizar essa transição. Isso porque muitas impressoras são equipadas com scanners - as chamadas multifuncionais. Assim, um aparelho é capaz de realizar as duas tarefas.

No entanto, quando falamos em empresas, deve-se levar em consideração que o volume de documentos é alto. Portanto, uma multifuncional, possivelmente, não comportaria tamanha demanda, já que seu scanner acoplado é para uso esporádico, com certas limitações de capacidade.

Além da quantidade de papéis suportados, os scanners são equipados com mais recursos para digitalizar. Ou seja, eles são mais rápidos, garantem mais resolução, além da possibilidade de configurar softwares para otimizar os processos da empresa. 

3 segmentos que precisam de um scanner

1. Jurídico: scanner para advogados é um item essencial para que os profissionais possam digitalizar processos e se organizar melhor. Inclusive, os Tribunais de Justiça nacionais estão em processo de transição de arquivamento, a fim de tornar os documentos mais acessíveis para a população, uma vez que se torna possível consultá-los na internet.
   
   
2. Varejo: no comércio, o scanner pode ser útil para inúmeras tarefas. Desde abertura de cartão para clientes, que exige a digitalização dos documentos pessoais do consumidor para o cadastro, até um controle eletrônico de notas fiscais. O equipamento, sem dúvidas, é um facilitador para agilizar o atendimento e administração das lojas.
   
   
3. Saúde: assim como os advogados estão em processo de digitalização, o setor da saúde está adotando o prontuário eletrônico para administrar o estado de cada paciente. Para isso, porém, todo o histórico legado deve ser arquivado eletronicamente, portanto, o scanner é indispensável para agilizar e organizar o processo.

Tipos de scanners para arquivamento eletrônico

Embora a finalidade seja sempre digitalizar, existem recursos e características que diferem cada categoria de scanner. Nesse sentido, é possível dividir os tipos de equipamento em três:

Scanner portátil

Como o nome sugere, o scanner portátil é leve e compacto, ideal para mobilidade. Um exemplo de uso da solução é no varejo, pois os vendedores podem percorrer a loja com o equipamento e, quando o cliente solicitar cadastro na loja, a digitalização dos documentos pessoais acontece no mesmo instante do atendimento.

Scanner de mesa

Contrapondo o portátil, a solução de mesa é feita para utilização em escritórios e home office. É uma excelente alternativa para profissionais que trabalham em frente ao computador e lidam com alto volume de documentos diariamente.

Scanner corporativo

Nada mais é que o scanner de mesa, porém com mais recursos para que seja feito o uso coletivo. Nesse caso, a empresa deve contratar um serviço de projeto para o scanner comprado, assim, são instalados softwares de controle de acesso, segurança e personalização de tela, a fim de aprimorar a usabilidade da solução entre as equipes. 

Leve o arquivamento eletrônico para sua empresa!

A digitalização é uma urgência de trabalho, ambiental e tecnológica. Para que o arquivamento eletrônico seja eficiente, o uso de um bom scanner é fundamental para empresas e profissionais. Por isso, não deixe de conhecer todas as possibilidades que o equipamento pode trazer para fazer a escolha mais assertiva ao seu negócio.