Como digitalizar documentos em lote e salvar direto na nuvem?

Digitalizar documentos em lote virou um fluxo automatizado que conecta o papel diretamente ao coração da sua estratégia digital: a nuvem.

Neste guia, vamos explorar como as soluções da Brother ajudam a transformar seu fluxo de trabalho, evitando que sua equipe perca tempo procurando documentos físicos em pastas suspensas ou tentando organizar pilhas de recibos. Boa leitura!

Navegue por tópicos:

• Multifuncionais Brother: A porta de entrada para a produtividade
• Scanners de mesa: Alta performance para grandes volumes
• Automação inteligente para escanear vários documentos
• Como digitalizar para a nuvem sem computador?
• Conheça o Scanner de mesa ADS-4900W
• Conte com a melhor solução para digitalizar documentos

Multifuncionais Brother: A porta de entrada para a produtividade

Muitas pessoas acreditam que, para escanear vários documentos, é necessário alimentar o vidro do scanner página por página. Porém, as multifuncionais Brother oferecem diversas facilidades para empresas, como o ADF (Alimentador Automático de Documentos).

Essa função permite que você coloque um maço de folhas (como um contrato de 20 páginas ou uma série de recibos mensais) e deixe o equipamento trabalhar sozinho, digitalizando frente e verso automaticamente.

Leia também: 5 motivos para escolher uma impressora corporativa da Brother

Por que escolher uma multifuncional com ADF?

• Versatilidade: Além de digitalizar, você imprime e copia em um único dispositivo — e o ADF também permite copiar diversas páginas de uma só vez, sem precisar alimentar folha por folha manualmente;
• Praticidade no dia a dia: Ideal para fluxos onde a digitalização é constante, mas não é a atividade principal da rotina;
• Integração nativa: Mesmo os modelos compactos já contam com tecnologia para digitalizar para a nuvem com poucos cliques no visor touchscreen.

Algumas multifuncionais laser monocromáticas que contam com essas funcionalidades são: DCPL5512DW, DCPL5662DN, MFCL6912DW, MFCL5912DW, DCPL1652W, DCPB7535DW e DCPB7650DW. Além disso, soluções avançadas de digitalização também estão presentes na multifuncional laser colorida MFC-L8610CDW e na multifuncional A3 jato de tinta colorida MFCJ6955DW.

Scanners de mesa: Alta performance para grandes volumes

Quando o volume de papel aumenta, como em escritórios de advocacia, contabilidade ou setores de RH, a demanda exige uma robustez superior. É aqui que os scanners de mesa dedicados da Brother brilham como a solução definitiva.

Além da alta performance, esses equipamentos se destacam pela versatilidade, sendo capazes de digitalizar diversos tipos de materiais com precisão, desde documentos padrão A4 até itens menores, como recibos e cartões de visita. Essa flexibilidade amplia as possibilidades de uso no dia a dia e garante mais eficiência na gestão de diferentes formatos de informação.

Leia também: 3 segmentos que precisam de um scanner para arquivamento eletrônico

Ao contrário de uma multifuncional, o scanner dedicado foi projetado com um único propósito: a captura de dados com perfeição e agilidade extrema.

• Velocidade superior: Enquanto uma multifuncional foca na polivalência, o scanner de mesa processa dezenas de páginas por minuto, capturando frente e verso simultaneamente (Dual Scan);
• Sensores ultrassônicos: Estes sensores detectam a alimentação múltipla. Se duas folhas grudarem (por causa de um grampo esquecido ou fita adesiva), o scanner interrompe o processo para evitar que você perca uma página importante;
• Ciclo de trabalho: Com roletes de alta durabilidade, esses equipamentos suportam milhares de digitalizações diárias sem perda de performance.

➡️ Descubra a linha de scanners de mesa da Brother

Automação inteligente para escanear vários documentos

O segredo para uma gestão documental eficiente não está apenas na captura, mas no tratamento do arquivo. Os equipamentos Brother vêm equipados com funções automáticas que eliminam o trabalho de pós-produção no computador.

• Digitalização frente e verso (Duplex): Esqueça o trabalho de virar as folhas manualmente. O equipamento captura ambos os lados do papel automaticamente, garantindo que o fluxo de leitura seja contínuo e sem erros de ordenação;
• Remoção de páginas em branco: O software identifica folhas que não possuem conteúdo e as descarta automaticamente, gerando arquivos leves e organizados;
• Rotação automática: Não importa se você inseriu o documento de ponta-cabeça, o sensor reconhece a orientação do texto e corrige a imagem;
• Agrupamento em PDF único: Você pode transformar 50 folhas soltas em um único arquivo PDF pesquisável, facilitando a localização de palavras-chave no futuro.

Leia também: O que é um scanner com OCR PDF e qual a importância do recurso?

Como digitalizar para a nuvem sem computador?

Uma das maiores dores de cabeça de quem precisa digitalizar documentos é o vai e vem entre o scanner e o PC. A Brother resolveu isso com a tecnologia de Web Connect, permitindo configurar seu equipamento para enviar arquivos diretamente para serviços como Google Drive, OneDrive, Dropbox ou SharePoint.

Veja como o fluxo se torna mais ágil:

1. Configuração única: Através do painel da máquina ou da interface web, você vincula sua conta de armazenamento em nuvem ao equipamento Brother.
2. Criação de atalhos: Você pode criar um botão no visor chamado "Contratos Financeiros", por exemplo, otimizando a produtividade;
3. Execução direta: Basta colocar o documento no alimentador, tocar no atalho e pronto. O arquivo é enviado via Wi-Fi ou Ethernet diretamente para a pasta escolhida na nuvem.

Isso elimina etapas, economiza energia e garante que a informação esteja disponível instantaneamente para equipes que estejam em trabalho remoto ou em outras filiais.

Leia também: 5 dicas para otimizar o fluxo de documentos em empresas

Sustentabilidade e segurança

Além da óbvia organização visual, escanear vários documentos e migrar para o digital promove um ambiente de trabalho mais seguro e sustentável.

• Segurança de dados: Documentos físicos podem ser extraviados, perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas. Na nuvem, você pode aplicar criptografia e níveis de acesso;
• Sustentabilidade: Reduzir a dependência de cópias físicas diminui o desperdício de papel e toner, além de reduzir a pegada de carbono da sua empresa;
• Recuperação de desastres: Em caso de incidentes no escritório físico, seus arquivos digitais permanecem intactos e acessíveis de qualquer lugar.

Leia também: Impressão sustentável para empresas: Como otimizar custos e reduzir o impacto ambiental

Conheça o Scanner de mesa ADS-4900W

Além de todos os benefícios citados até agora, o scanner de mesa ADS-4900W, modelo preferido dos nossos clientes, oferece as seguintes vantagens:

• Velocidade extrema: Digitaliza até 60 páginas por minuto (120 imagens por minuto no modo frente e verso), processando grandes lotes em tempo recorde;
• Autonomia gigante: Alimentador automático (ADF) para até 100 folhas, permitindo que você inicie o processo e foque em outras tarefas;
• Nuvem direta: Tela touchscreen de 4,3" com 56 atalhos personalizáveis para enviar arquivos direto para a nuvem via Wi-Fi ou Ethernet;
• Ciclo de trabalho robusto: Suporta até 9.000 digitalizações diárias, garantindo durabilidade mesmo em ambientes de alta pressão.

Conte com a melhor solução para digitalizar documentos

Seja através da versatilidade das multifuncionais com ADF ou da potência dos scanners de mesa dedicados, a Brother oferece a confiabilidade necessária para que sua única preocupação seja o crescimento do seu negócio, e não o volume de papel sobre a mesa.

Ao implementar a estratégia de digitalizar para a nuvem, você não apenas organiza seus arquivos, mas democratiza o acesso à informação, permitindo que sua equipe colabore de forma inteligente em um ambiente seguro, moderno e sustentável.

Leia também: Impressão confidencial: Como proteger dados empresariais sensíveis

Pronto para dar o próximo passo e otimizar seu fluxo de trabalho? Explore as soluções da Brother e descubra como nossas tecnologias elevam a produtividade da sua empresa!